Een van de belangrijkste onderdelen van Outlook Express is het Adresboek. Daarin staan de namen en e-mailadressen van de mensen met wie u e-mailt. U kunt het Adresboek zelf wijzigen of uitbreiden, nieuwe mensen toevoegen of verwijderen, en zelfs groepen aanmaken. Dat zijn verzamelingen van e-mailadressen die u in één keer een mailtje kunt sturen, zoals al uw familieleden of mensen van een vereniging.
Als u net begint met Outlook Express is uw Adresboek natuurlijk nog helemaal leeg. U opent het door te klikken op de knop Adressen in de werkbalk bovenin uw scherm. U kunt het ook openen via het menu Extra > Adresboek. U ziet het volgende venster:
Om een nieuwe contactpersoon toe te voegen klikt u hier op Nieuw > Nieuwe contactpersoon. Nu verschijnt er het volgende venster:
U ziet allerlei tabbladen met kopjes als Thuis, Werk en Persoonlijk. Op deze tabbladen kunt u de gegevens van uw contactpersonen invullen. De allerbelangrijkste gegevens vindt u op het eerste tabblad (Naam), namelijk de voor- en achternaam van uw contactpersoon, en zijn of haar e-mailadres. Vul de gewenste gegevens in en klik op OK om uw contactpersoon op te slaan.
Een groep is een verzameling van mailadressen, die u in één keer een mailtje kunt sturen. Om een nieuwe groep aan te maken gaat u naar het Adresboek en klikt u op Nieuw > Nieuwe groep. U ziet dit venster verschijnen:
In dit venster geeft u de nieuwe groep een toepasselijke naam (Familie, Vrienden, Vereniging) en voegt u de e-mailadressen van de groepsleden toe. U kunt adressen selecteren uit uw Adresboek (als er adressen instaan) maar ze ook met de hand intypen. Als u klaar bent klikt u op OK.
In het Adresboek kunt u ook zoeken naar personen of naar groepen. Daarvoor opent u het adresboek en klikt u op de knop Zoeken. In het zoekvenster geeft u zoektermen op en Outlook Express kijkt of er bijpassende resultaten zijn.
Het handige van uw Adresboek is dat u het vrijwel automatisch kunt gebruiken tijdens het opstellen van e-mail. Bovendien kunt u uw Adresboek snel uitbreiden, door iedereen waarvan u een mailtje beantwoordt, automatisch erin te laten opnemen.
- Dat stelt u in via het menu Extra > Opties.
- Ga naar het tabblad Verzenden.
- Bovenaan ziet u wat instellingen. Zet een vinkje bij de optie Diegene die ik beantwoord automatisch in mijn adresboek opnemen en bij de optie E-mailadressen automatisch aanvullen bij het typen.
Deze opties doen precies wat ze zeggen: als u een mailtje opstelt en de eerste letters van een mailadres intikt, kijkt Outlook Express of er een mailadres in uw Adresboek staat dat met de naam overeen komt. Zo ja, dan wordt de rest van het adres automatisch aangevuld. Handig als u geregeld dezelfde mensen mailt. Ook wordt iedereen van wie u een mail beantwoordt automatisch in uw Adresboek opgenomen.
Er is nog een snellere manier om mensen toe te voegen aan uw Adresboek. Selecteer een mailtje van iemand en druk op uw rechter muisknop. In het snelmenu kiest u nu voor Afzender toevoegen aan adresboek. De naam en het mailadres van uw contactpersoon zijn nu opgeslagen.
Om de gegevens in uw Adresboek te beheren, hoeft u alleen maar het Adresboek te openen en de adressen te bewerken, of bijvoorbeeld weg te gooien met een druk op de knop Delete op uw toetsenbord.
Net als met veel andere computergegevens is het belangrijk om af en toe een back-up te maken van uw Adresboek. Dat doet u via het menu Bestand, Exporteren. Kies op welke manier u uw gegevens wilt opslaan en volg de instructies.
Tip
Sla uw Adresboek op als een Tekstbestand, met door komma’s gescheiden waarden. Dat klinkt ingewikkeld, maar het is een bestand dat door veel andere programma’s geaccepteerd wordt. |
Als u eenmaal aan de slag bent met het e-mailen via Outlook Express, dan ontstaat er al snel de behoefte om mailtjes te sorteren. In Outlook Express kunt u uw mailtjes makkelijk uitzoeken. Alle berichten worden bewaard in zogeheten berichtmappen, zoals Postvak IN. U kunt net zoveel berichtmappen aanmaken als u zelf wilt en mailtjes daar naartoe verslepen met de muis.
Om mails te sorteren is het handig om speciale berichtmappen aan te maken. In dit voorbeeld maken we er eentje met de naam Belangrijke mailtjes. U kunt zelf thuis achter de computer net zoveel mappen aanmaken als u zelf wilt. Zo doet u dat:
- Bestand > Nieuw > Map.
- Typ bovenaan in het vak de naam van uw nieuwe map. In het onderste gedeelte selecteert u met de muis de optie Lokale Mappen (zie afbeelding).
- Klik op OK. U ziet dat uw nieuwe map nu in het rijtje van uw andere mailmappen erbij komt te staan.
Om een mailbericht naar een andere map te verplaatsen, selecteert u het betreffende mailbericht. Daarna drukt u de linker muisknop in. Houd deze ingedrukt terwijl u de mail versleept naar de gewenste map.
Lees ook de andere delen uit de serie over Outlook Express: