Office is het kantoorpakket van Microsoft, met daarin programma’s als Word en Excel. De nieuwste versie is Office 2010, dat sinds enige tijd in de winkels ligt. Wist u dat er van Office ook een gratis variant is die via internet werkt? In dit artikel leest u meer over Office via internet, oftewel Office Web Apps.
Office Web Apps is in het Nederlands te gebruiken. U kunt er Word- en Excel-documenten mee aanmaken en bewerken. Het systeem gebruikt SkyDrive, de online opslagdienst van Microsoft, om de bestanden te bewaren.
Om de dienst te gebruiken hebt u een Windows Live ID nodig, oftewel een Hotmail- of Live-mailadres en het wachtwoord. Als u dit nog niet hebt, dan kunt u er eentje aanmaken via
de site van Windows Live. Meer uitleg over het aanmaken van een Windows Live ID leest u in het artikel
Windows Live-account.
Ga naar de website van
Office Web Apps. Links ziet u een gedeelte met meer uitleg, rechts een blokje waar u kunt inloggen met uw Windows Live ID. Vul daar uw mailadres en wachtwoord in en klik op
Aanmelden.
U gaat dan naar het overzichtsscherm. Bovenaan ziet u uw naam en de melding dat u zich in het gedeelte Documenten bevindt. Daaronder staan van links naar rechts wat mogelijkheden, zoals het aanmaken van een nieuw bestand of het toevoegen van bestanden. Dat is er voor als u al een Office-bestand hebt dat u via internet wilt delen met andere mensen. Daarnaast vindt u twee opties om de bestanden te sorteren en de knop Meer, waaronder de opties zitten om een bestand te verwijderen of een andere naam te geven.
Als u net begint, dan staan er natuurlijk nog geen bestanden op de site. Het is tijd om er eentje aan te maken. In dit artikel maken we een Word-document. Het aanmaken van een Excel-rekenblad gaat op een soortgelijke manier.
- Klik linksboven op het Word-logo recht van het woord 'Maken'.
U ziet een regel waar u de naam van het bestand kunt invullen. Typ een duidelijke naam en klik op Opslaan.
Direct wordt er een nieuw venster geopend, namelijk het (nu nog) lege document en alle bewerkingsknoppen die er beschikbaar zijn. Wie al vaker een tekstverwerkingsprogramma heeft gebruikt, ziet direct allerlei bekende functies. Denk aan het vet maken van tekst, de mogelijkheid om tekst een kleurtje te geven of te markeren, de keuze voor opsommingen en nog veel meer. Als u de muisaanwijzer stilhoudt op een knop of functie, dan verschijnt er een wolkje met daarin beknopte uitleg.
Net als in nieuwe versies van Office, werkt ook deze versie met tabbladen. Linksboven staan de beschikbare tabbladen, namelijk 'Bestand', 'Start', 'Invoegen' en 'Weergave'. Klik op een tabblad om de functies weer te geven. Bestand biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om bestanden te openen, opslaan, afdrukken en te sluiten. Start toont alle opmaakmogelijkheden. Met Invoegen kunt u tabellen of afbeeldingen invoegen. Weergave toont alle weergavenmogelijkheden. U kunt vrijelijk tabbladen openen en alle mogelijkheden onderzoeken. Als u klaar bent met een document, dan klikt u op Bestand > Opslaan en daarna op Bestand > Sluiten. U gaat dan weer terug naar het overzichtsscherm, waar uw nieuwe bestand nu keurig staat vermeld.
U kunt met meerdere mensen aan documenten werken. Bijvoorbeeld als u iets schrijft waar u ook de bijdrage van andere mensen voor wilt. Klik in de menubalk van Office Live op Delen > Machtigingen aanpassen. U ziet een overzicht van wie er allemaal toegang hebben tot de documenten. Momenteel bent u dat alleen zelf. Er zijn allerlei mogelijkheden die u kunt kiezen, zoals 'Iedereen', waarbij het document vrij te bekijken is voor alle internetters. Verstandiger is om alleen bepaalde personen uit te nodigen om de bestanden te bekijken. Typ een mailadres van een genodigde in onder ‘Meer personen toevoegen’ en klik op Opslaan. Nu ziet u een berichtvenster waarin u de uitnodiging kunt typen. Typ wat uitleg en klik op Verzenden.
De genodigde krijgt nu een mailbericht waarin staat dat u een of meer documenten met hem/haar wil delen. In de mail staat een knop Map weergeven. Als de ontvanger daarop klikt, gaat hij of zij naar de map die u hebt gedeeld.
Wilt u de rechten voor een ander persoon wijzigen? Klik in de menubalk op Delen > Machtigingen aanpassen. U ziet de naam van die persoon verschijnen met daarnaast een venster waarin de opties staan voor die persoon. U kunt de ‘rechten’ van de genodigde instellen met het uitklapmenu. U hebt de keuze uit alleen bestanden kunnen bekijken, of ze bekijken en bewerken.
Klik op het kruisje voor het mailadres van de genodigde om de toegang tot de bestanden in te trekken.
U kunt ook een directe link naar de bestanden versturen naar andere mensen. Klik daarvoor op Delen > Link verzenden. U ziet dan een berichtvenster waarin u wat uitleg kunt typen. Klik dan op Verzenden. De genodigde krijgt nu een mailbericht waarin staat dat u een of meer documenten met hem/haar wil delen. In de mail staat een knop Map weergeven. Als de ontvanger daarop klikt, gaat hij of zij naar de map die u hebt gedeeld.
Dit zijn in een vogelvlucht de belangrijkste opties van Office Web Apps. Als u klaar bent met uw ‘sessie’, dan klinkt u rechtsboven op de knop Afmelden. U wordt dan uitgelogd van de site van Microsoft.