Een berichtregel is de naam voor een commando in Windows Mail, waarmee u e-mailberichten kunt sorteren. U kunt bijvoorbeeld alle mails van bepaalde afzenders direct naar een bepaalde e-mailmap verplaatsen. Of ongewenste e-mails direct naar de map Verwijderde Items laten verplaatsen. Alles gebeurt automatisch aan de hand van de door u opgegeven regels (vandaar de naam ‘Berichtregels’). U kunt zoveel regels instellen als u wilt, en u kunt ze allemaal op elk tijdstip aanpassen of verwijderen. Om berichtregels efficiënt te kunnen gebruiken, is het handig om verschillende mailmapjes aan te maken.
Uw mails komen doorgaans binnen in het Postvak IN. U kunt andere mappen maken om de berichten in op te slaan. Bijvoorbeeld een map met de naam ‘Familie’ waarin u alle berichten van uw familie bewaart.
- Klik op Bestand > Nieuw > Map.
- Typ de naam van de map in het invulveld.
- Klik ‘Lokale mappen’ aan.
- Klik op OK.
De map wordt getoond tussen de reeds bestaande mappen. De volgorde is alfabetisch.
Als eerste gaan we een eenvoudige berichtregel aanmaken. Start Windows Mail en ga naar het menu Extra > Berichtregels > E-mail. U ziet het venster dat hiernaast weergegeven wordt verschijnen.
U ziet dat het venster in vier delen is verdeeld:
- Hier geeft u op aan welke criteria de te sorteren mailtjes moeten voldoen (van een bepaalde afzender, met een bepaald trefwoord erin, enzovoort).
- Hier bepaalt u welke actie er genomen moet worden (mail verplaatsen naar een bepaalde map, mail verwijderen, doorsturen naar iemand anders).
- Hier ziet u wat er precies gaat gebeuren met welke berichten.
- Hier geeft u de regel een naam.
In dit voorbeeld gaan we de regel aanmaken dat alle mail afkomstig van een afzender (karel@seniorweb.nl) verplaatst moet worden naar een map met de naam SeniorWeb. Deze hebben wij in onze Windows Mail aangemaakt. Het dient als voorbeeld, uiteraard kunt u zelf andere mailadressen en andere mappen gebruiken.
Als eerste gaan we opgeven dat de berichtregel betrekking heeft op een bepaalde afzender, in ons voorbeeld
karel@seniorweb.nl. Daarvoor zetten we een vinkje in het bovenste selectievakje bij nummer 1 (zie de afbeelding hiernaast). Daarna gaan we aangeven wat er met die mails moet gebeuren. Bij nummer 2 zetten we een vinkje voor de optie
Verplaatsen naar een bepaalde map. U ziet dat in het vakje bij nummer 3 er ineens wat tekstregels zijn verschenen.
Er staat dat bepaalde mails verplaatst moeten worden, maar welke mails en naar welke map, moet u nu nog aangeven.
Als eerst klikt u met de muis op de blauwe letters bepaalde personen. In dit venster kunt u de e-mailadressen van de betrokken personen opgeven. Dat kan handmatig, door het adres in te vullen (zoals hiernaast) en daarna te klikken op de knop Toevoegen. U kunt echter ook het Adresboek gebruiken. In dit geval gebruiken we maar 1 adres. We hebben dat ingevuld en klikken dus op Toevoegen.
De naam wordt aan het onderste vak toegevoegd. Nu klikken we op OK. Als u meerdere mailadressen wilt toevoegen, dan doet u dat eerst en klikt u pas op OK als u helemaal klaar bent met het toevoegen van alle mailadressen.
U keert nu terug naar het hoofdscherm. Bij nummer 3 ziet u nu de ingevulde mailadressen staan.
Nu gaan we opgeven wat er moet gebeuren met mailtjes van die afzender(s). Klik op de blauwe letters van een bepaalde map. U ziet een overzicht van al uw mailmappen. In ons voorbeeld selecteren we de map SeniorWeb en klikken we op OK.
Bij nummer 3 is in het witte kader de laatste regel 'Verplaatsen naar een bepaalde map' vervangen door 'Verplaatsen naar SeniorWeb'. Dit betekent dat alle mail van Karel@seniorweb.nl voortaan direct verplaatst zal worden naar de map SeniorWeb.
Nu hoeven we de berichtregel alleen nog maar een naam te geven, bij nummer 4 in het hoofdscherm. Kies een passende naam en klik op OK.
U bent weer aangekomen in het overzichtsvenster. Daar ziet u de namen van alle door u gemaakte berichtregels. Om er eentje direct toe te passen, selecteert u die met de muis en klik u op de knop Nu toepassen. Een berichtregel zal voortaan automatisch de mail filteren, maar voor de reeds binnengekomen mail moet u het eenmalig op deze manier toepassen.
Helemaal onderaan dit venster ziet u staan dat de berichtregel op uw Postvak In zal worden toegepast. Dat is doorgaans een prima keuze. Als u liever een andere map uitkiest, dan klikt u op de knop Bladeren en kiest u de gewenste map. Met een klik op Nu toepassen zullen de mailtjes gesorteerd worden.
Het is uiteraard handig om mails van afzenders te kunnen sorteren. U kunt een berichtregel ook gebruiken om spam te filteren.
- Daarvoor gaat u naar het overzichtsvenster en klikt u op de knop Nieuw om een nieuwe berichtregel aan te maken.
- Ditmaal kiest u in vak 1 een andere optie dan zojuist. U zet een vinkje bij Als de regel Onderwerp bepaalde woorden bevat.
- In vak 2 kiest u voor de optie Verwijderen.
- In vak 3 klikt u op het blauwe bepaalde woorden. Die woorden kunnen bijvoorbeeld 'seks', 'viagra', 'bonus' of 'casino' zijn.
- Verder volgt u dezelfde stappen als hierboven.
Deze nieuwe mailregel zal alle mail met in het onderwerp die steekwoorden, automatisch verwijderen. Let dus goed op met wat u ingeeft, om te voorkomen dat normale mailtjes ook worden weggegooid.
Lees ook de andere delen uit de serie over Windows Mail: