Bestanden ordenen (Windows Vista)

In dit artikel bespreken we hoe u bestanden ordent op een computer met Windows Vista.

• Hebt u Windows 8.1? Lees dan het artikel 'Bestanden ordenen in Windows 8.1'.
• Hebt u Windows 7? Lees dan het artikel 'Bestanden ordenen in Windows 7'.

U hebt vast ook een rommella waarin kortingsbonnen, verhuiskaartjes en het menu van de afhaalchinees door elkaar liggen. Het is altijd even zoeken. Als de mappen op uw computer op dat laatje beginnen te lijken, is het tijd daar iets aan te doen. Dat scheelt u een hoop tijd en frustratie.
Er zijn drie dingen die u moet doen om orde in de chaos te krijgen.

• Structuur aanbrengen door mappen aan te maken.
• Verplaats bestanden die nog niet op hun plek staan naar de juiste mappen.
• Sla uw documenten voortaan direct op in de juiste map.

De eerste handeling is structuur aanbrengen in de map Documenten. Dit is de standaardmap waarin u documenten, bijvoorbeeld Word- of Excelbestanden, opslaat. U kunt hier naar eigen inzicht submappen in aanmaken. U hebt de structuur daarmee zelf in de hand.
U brengt de map in enkele stappen op orde. Wij doorlopen daarvoor de volgende twee stappen:

• Bedenk een mapstructuur.
• Maak een nieuwe map.

Het is belangrijk vooraf te bedenken welke mappen u nodig hebt om uw bestanden in te ordenen. Dit verschilt per persoon. U kunt denken aan mappen als Correspondentie, Geldzaken, Familie. Dit worden de mappen waarin u alle relevante documenten opslaat.

Schrijf de mappen die u wilt aanmaken op. Bedenk ook dat u in een map weer een submap kunt aanmaken, bijvoorbeeld een map SeniorWeb ín de map Correspondentie. Als u eruit bent welke mappen u nodig hebt om uw documenten in te ordenen, is het tijd om deze mappen daadwerkelijk aan te maken.

We openen eerst de standaardmap en maken daarna een nieuwe map aan.

• Klik op Starten > Documenten. U zit nu in de Verkenner, in de map waar u uw documenten opslaat.
• Klik op Organiseren > Nieuwe map.
• Typ nu de naam die u de map wilt geven. Bijvoorbeeld Correspondentie.
• Druk op de Enter-toets en u hebt een nieuwe map aangemaakt.
• Mocht u de naam van de map willen wijzigen, klik dan met de rechtermuisknop op de map en klik vervolgens op Naam wijzigen. U kunt dan een andere naam typen.

U maakt op dezelfde manier een map ín een map aan. Bijvoorbeeld de map SeniorWeb in de map Correspondentie. U opent dan eerst de map Correspondentie door daar dubbel op te klikken.

U herhaalt deze stap totdat u voldoende mappen hebt om al uw documenten in te sorteren.

Nu is het tijd om uw huidige bestanden, die bijvoorbeeld op uw Bureaublad staan, te verplaatsen naar de goede map. Daarvoor is het belangrijk dat u de bestanden niet geopend hebt. Mocht u ze wel geopend hebben, sluit ze dan af en zorg dat programma’s als Word ook afgesloten zijn.
Voor het verplaatsen van een bestand doorlopen we de volgende stappen:

• Knip het bestand weg van de plek waar het staat.
• Plak het bestand in de juiste map.

• Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat u wilt verplaatsen.
• Klik op Knippen.
  

Als u nog een beetje onzeker bent over het verplaatsen door middel van knippen en plakken, kunt u er ook voor kiezen eerst op Kopiëren te klikken. Dan verwijdert u dit bestand (u ziet de optie Verwijderen ook staan) als u er zeker van bent dat het gekopieerde bestand op de goede nieuwe plek staat.

• Open nu de map Documenten weer. Als het goed is, staat dit nog open in uw Taakbalk. Klik erop in de Taakbalk.
• Dubbelklik op de map waar u het bestand in wilt plaatsen, bijvoorbeeld Correspondentie.
• Klik links in het menu op Organiseren > Plakken. Het door u gekozen bestand is nu verplaatst naar de juiste map.

Herhaal Stap 3 en Stap 4 net zo lang tot u al uw bestanden hebt verplaatst naar de juiste map in de Verkenner. U hebt dan alle bestanden overzichtelijk gesorteerd.

Dit systeem werkt natuurlijk alleen als u voortaan al uw documenten in de juiste mappen opslaat. Uw Bureaublad en de map Documenten blijven dan steeds op orde.

Het makkelijkste doet u dat op deze manier:

• Sla een nieuw bestand altijd direct op.
• Selecteer de juiste map.
• Geef het bestand een duidelijke naam.

Deze stappen lichten wij hieronder verder toe.

Zodra u een nieuw Word-document of bijvoorbeeld een Excel-spreadsheet aanmaakt, slaat u het direct op.

In Word doet u dat via het menu Bestand (of de Office-knop linksboven) > Opslaan als. U kiest dus niet voor het reguliere Opslaan, maar voor Opslaan als.

U ziet dat het venster 'Opslaan als' opent met daarin de mappen van uw harde schijf. Deze opent bijvoorbeeld ook als u een bijlage uit een e-mail op wilt slaan. Dan kunt u deze stappen ook volgen.

Bovenin kunt u zien welke map er nu geselecteerd staat om het document in op te slaan. Is dit niet de juiste map. Klik dan links op Documenten. Binnen Documenten kiest u de juiste map door deze te selecteren, klik bijvoorbeeld op SeniorWeb en daarna op Openen.

• Klik in het veld achter 'Bestandsnaam' (zie afbeelding Stap 6).
• Typ een duidelijke naam voor het bestand.
• Klik op Opslaan.

Klik tijdens het werken aan het bestand af en toe op Bestand > Opslaan (sneltoets Ctrl+S) om tussentijds uw werk op te slaan. Dat doet u ook vlak voordat u het bestand afsluit. Nu hebt u de laatste versie van uw document op de juiste plek opgeslagen.