Bestanden ordenen in Windows 7

In dit artikel bespreken we hoe u bestanden ordent op een computer met Windows 7.

• Hebt u Windows 10? Lees dan het artikel 'Bestanden ordenen in Windows 10'.

De eerste handeling is structuur aanbrengen in de Bibliotheek 'Documenten'. Dit is de standaardplek waarin u documenten, bijvoorbeeld Word- of Excelbestanden, opslaat. U kunt hier naar eigen inzicht mappen in aanmaken. U hebt de structuur daarmee zelf in de hand.
U brengt uw documenten in enkele stappen op orde. Wij doorlopen daarvoor de volgende twee stappen:

• Bedenk een mapstructuur.
• Maak een nieuwe map.

Het is belangrijk vooraf te bedenken welke mappen u nodig hebt om uw bestanden in te ordenen. Dit verschilt per persoon. U kunt denken aan mappen als Correspondentie, Geldzaken, Familie. Dit worden de mappen waarin u alle relevante documenten gaat opslaan.

Schrijf de mappen die u wilt gaan aanmaken op. Bedenk ook dat u in een map weer een submap kunt aanmaken, bijvoorbeeld een map SeniorWeb ín de map Correspondentie. Als u eruit bent welke mappen u nodig hebt om uw documenten in te ordenen, is het tijd om deze mappen daadwerkelijk aan te maken.

We openen eerst de standaardmap en maken daarna een nieuwe map aan.

• Klik op Starten > Documenten. U zit nu in de Verkenner, in de map waar u uw documenten opslaat.
• Klik in het menu op Nieuwe Map.
• Typ nu de naam die u de map wilt geven. Bijvoorbeeld Correspondentie.
• Druk op Enter en u hebt een nieuwe map aangemaakt.
• Mocht u de naam van de map willen wijzigen, klik dan met de rechtermuisknop op de map en klik vervolgens op Naam wijzigen. U kunt dan een andere naam typen.

U maakt op dezelfde manier een map ín een map aan. Bijvoorbeeld de map SeniorWeb in de map Correspondentie. U opent dan eerst de map Correspondentie door daar dubbel op te klikken.

U herhaalt deze stap totdat u naar uw zin voldoende mappen hebt om al uw documenten in te sorteren. Bijvoorbeeld Correspondentie, Geldzaken, Familie.

Nu is het tijd om uw huidige bestanden, die bijvoorbeeld op uw Bureaublad staan, te verplaatsen naar de goede map. Daarvoor is het belangrijk dat u de bestanden niet geopend hebt. Mocht u ze wel geopend hebben, sluit ze dan af en zorg dat programma’s als Word ook afgesloten zijn.
Voor het verplaatsen van een bestand doorlopen we de volgende stappen:

• Knip het bestand weg van de plek waar het staat.
• Plak het bestand in de juiste map.

• Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat u wilt verplaatsen.
• Klik op Knippen.

Als u nog een beetje onzeker bent over het verplaatsen door middel van knippen en plakken, kunt u er ook voor kiezen nu eerst op Kopiëren te klikken. Dan verwijdert u dit bestand pas (u ziet de optie Verwijderen ook staan) als u er zeker van bent dat het gekopieerde bestand op de goede nieuwe plek staat.

• Open nu de map Documenten weer. Als het goed is, staat dit nog open in uw Taakbalk. Klik erop in de Taakbalk.
• Dubbelklik op de map waar u het bestand in wilt plaatsen, bijvoorbeeld Correspondentie.
• Klik links in het menu op Organiseren > Plakken. Het door u gekozen bestand is nu verplaatst naar de juiste map.

Herhaal Stap 3 en Stap 4 net zo lang tot u al uw bestanden hebt verplaatst naar de juiste map in de Verkenner. U hebt dan alle bestanden overzichtelijk gesorteerd.

Dit systeem werkt natuurlijk alleen als u voortaan al uw documenten in de juiste mappen opslaat. Uw Bureaublad en de Bibliotheek 'Documenten' blijven dan steeds op orde.

Het makkelijkste doet u dat op deze manier:

• Sla een nieuw bestand altijd direct op.
• Selecteer de juiste map.
• Geef het bestand een duidelijke naam.

Deze stappen lichten wij hieronder verder toe.

Zodra u een nieuw Word-document of bijvoorbeeld een Excel-spreadsheet aanmaakt, slaat u het direct op.

In Word doet u dat via het menu Bestand (of de Office-knop linksboven) > Opslaan als. U kiest dus niet voor het reguliere Opslaan, maar voor Opslaan als.

U ziet dat het venster ‘Opslaan als’ opent met daarin de mappen van uw harde schijf. Deze opent bijvoorbeeld ook als u een bijlage uit een e-mail op wilt slaan. Dan kunt u deze stappen ook volgen.

• Bovenin kunt u zien welke map er nu geselecteerd staat om het document in op te slaan. Is dit niet de juiste map. Klik dan links op Documenten.
• Binnen Documenten kiest u nu de juiste map door erop te dubbelklikken, bijvoorbeeld op Familie.

• Klik in het veld achter ‘Bestandsnaam’, achter ‘Doc1’.
• Haal de tekst ‘Doc1’ weg met de Backspace-toets.
• Typ een duidelijke naam voor het bestand.
• Klik op Opslaan.

Klik tijdens het werken aan het bestand af en toe op Bestand > Opslaan (sneltoets Ctrl+S) om tussentijds uw werk op te slaan. Dat doet u ook vlak voordat u het bestand afsluit. Nu hebt u de laatste versie van uw document op de juiste plek opgeslagen.