Google Docs is een gratis tekstverwerker, die alleen op internet te vinden is. Hij wordt beschikbaar gesteld door het bekende internetbedrijf Google. Met Google Docs maakt u documenten, die u kunt delen met andere mensen. Om teksten te kunnen typen en documenten te kunnen maken, hebt u geen aparte tekstverwerker meer nodig. Word of andere programma’s kunnen de archiefkast in. Steeds meer toepassingen zijn namelijk (gratis) via internet te gebruiken. Een voorbeeld daarvan is Google Docs.
Docs is een gratis dienst, waarvan u gebruik kunt maken als u een Google Account hebt. Dat kunt u kosteloos eenmalig aanmaken, waarna u toegang hebt tot alle Google-diensten. Als u nog geen account hebt, kunt u dat op deze website aanvragen. In het SeniorWeb-artikel Een Google-account aanmaken, leest u hoe dat in zijn werk gaat.
Verder hebt u geen andere toepassingen of programma’s nodig. Uw internetverbinding en een browser zoals Internet Explorer, zijn voldoende. Voordelen
Er zijn wat duidelijke voordelen aan Docs verbonden. Zo kunt u vanaf elke locatie bij uw documenten, die op de servers van Google bewaard worden. Bij een computercrash blijven de documenten dus gewoon bewaard. Verder hebt u geen aparte tekstverwerker meer nodig, wat kosten kan besparen.Nadelen
Het voornaamste nadeel is ook een van de voordelen: de documenten staan op internet. Als u geen internetverbinding hebt, kunt u er dus niet bij. Daarnaast zijn de mogelijkheden (nog) lang niet zo uitgebreid als die van bijvoorbeeld Word.
Om te beginnen met tekstverwerken met Google Docs, gaat u naar de website van Google Docs. Aan de rechterkant van uw scherm ziet u de inlogvelden. Daar vult u uw Gmail-adres en uw wachtwoord in. Daarna klikt u op Aanmelden. U wordt dan direct doorgeleid naar het werkgedeelte van Docs. Dat zou Nederlandstalig moeten zijn. Ziet u alleen Engelse teksten? Ga dan rechtsboven naar Settings > Documents settings en kies bij het vakje Languages voor Nederlands. Als u vervolgens klikt op Save onderaan het lijstje met instellingen, wordt de site Nederlandstalig.
Als eerste ziet u een smalle blauwe balk met daarin allerlei knoppen, zoals Nieuw, Uploaden, Delen en Ga naar. Daaronder ziet u in een soort mappenstructuur een overzicht van al uw documenten. Dat overzicht is nu nog leeg, want u hebt nog geen bestanden gemaakt.
U kunt uiteraard geheel nieuwe bestanden maken met Docs. Daarover leest u straks meer. Maar wellicht wilt u verder werken aan bestaande tekstbestanden die u op uw computer hebt staan. U kunt deze kopiëren naar de website van Google Docs. Dit heet uploaden. Docs kan overweg met de meeste gangbare bestanden, zoals Word-documenten.
- Klik in de blauwe balk op de knop Uploaden.
- U ziet dan een scherm waar u met de knop Selecteer bestanden om te uploaden op uw computer kunt zoeken naar het gewenste bestand.
- Selecteer het gewenste bestand en klik op Openen.
- Daarna klikt u op Uploaden starten om het bestand te kopiëren naar de website. Dit is in een mum van tijd gebeurd.
Uiteraard kunt u met Docs ook nieuwe, blanco documenten maken om zelf met tekst en afbeeldingen te vullen. In het overzicht kiest u dan voor Nieuwe maken > Document in de blauwe balk. U kunt overigens ook presentaties en spreadsheets (rekenbladen) maken. Daar gaan we in dit artikel niet op in. De werkwijze is soortgelijk.
Wanneer u een document hebt geopend, ziet u een leeg werkveld met erboven een menubalk. In dit artikel hebben we die voor het overzicht in tweeën geknipt, bij u staan alle opties naast elkaar. We lopen ze even door: In de eerste helft van de balk vindt u de menu’s Bestand, Bewerken, Weergeven, Invoegen en Notatie.
- Bestand: opties voor het opslaan en afdrukken.
- Bewerken: kopiëren, knippen, plakken, ongedaan maken etc.
- Weergeven: bepaald hoe u het document te zien krijgt.
- Invoegen: voeg afbeeldingen, links, speciale tekens, kop- of voettekst in.
- Notatie: regel de opmaak van het document, zoals de kopjes van paragrafen.
Onder de menu’s staan wat knoppen, bedoeld om snel te kunnen opslaan, afdrukken of de lettertypes en –grootte aan te passen.
In het rechtergedeelte van de menubalk vindt u de menu’s Extra,Tabel en Help.
- Extra: controleer de spelling of tel het aantal woorden.
- Tabel: voeg een tabel in.
- Help: ga naar het Helpcentrum van Google.
Onder de menubalk vindt u ook weer knoppen voor de opmaak van uw tekst, bijvoorbeeld het markeren van woorden, de kleuren van de letters, opsommingen en de manier van uitvullen van de tekst.
U kunt naar hartenlust typen en afbeeldingen invoegen, tabellen en links gebruiken en uw tekst bewerken, net zoals u dat in een regulier programma zou doen.
U kunt het document natuurlijk ook een naam geven. Boven de menubalk van het document staat een veld 'Naamloos document'. Klik op het veld. Er verschijnt een nieuw venster waarin u de documentnaam kunt invullen. Klik daarna op Ok.
Google Docs slaat regelmatig automatisch uw document voor u op. Het document wordt opgeslagen onder de naam die u hebt ingevuld bij stap 6. Als het bestand is opgeslagen staat rechtboven op een knop 'Opgeslagen'. Is het bestand nog niet opgeslagen staat er dezelfde knop 'Nu opslaan'.
Naast documenten opslaan kunt u ze ook delen.
Klikt u op de knop Delen, dan ziet u meteen wat hier de mogelijkheden zijn. U kunt het bestand online delen met andere mensen, die u daarvoor een uitnodiging kunt sturen via de mail. U kunt het document ook als bijlage bij een mailbericht versturen via Gmail, of publiceren als webpagina. Dat laatste is vooral interessant voor bijvoorbeeld verenigingen.
Als u het document wilt sluiten kijkt u eerst of het is opgeslagen. Vervolgens kunt het venster sluiten met het rode knopje met de kruis (rechtsboven in het scherm).
Het bestand is opgeslagen in de map Eigendom van mij. U kunt het eventueel naar een andere map verslepen door de titel ervan te selecteren, de linkermuisknop ingedrukt te houden en het bestand te slepen naar de juiste map.
Nieuwe mappen kunt u aanmaken via de knop Nieuwe aanmaken > Map.U kunt de map elke naam geven die u makkelijk vindt, bijvoorbeeld 'Brieven'. Klik op Opslaan en voilà: uw nieuwe map staat in het mappenlijstje.
Vanuit het hoofdmenu kunt u ook diverse acties uitvoeren. U selecteert eerst het gewenste bestand door te klikken in het vakje voor de naam. Dan kiest u een actie uit de blauwe balk, bijvoorbeeld Naam wijzigen of Verwijderen. De bijbehorende actie wordt dan uitgevoerd.
Rechtsboven in beeld ziet u tot slot nog enkele belangrijke knoppen, namelijk een verwijzing naar nieuwe functies, de instellingen, de helpbestanden en een knop om uzelf uit te loggen (Afmelden).
De nieuwe functies zijn aardig om in de gaten te houden, zo weet u precies wat er nieuw is in Docs. De instellingen kunt u gebruiken om bijvoorbeeld uw naam te veranderen of om de landeninstellingen aan te passen.
Google Docs stimuleert samenwerken en documenten delen via het programma. Bij stap 7 staat al uitgelegd hoe u een document kunt delen.
Wanneer documenten deelt met anderen kunnen alle bijdragers de documenten bekijken. Ook kunt u, wanneer de andere bijdrager het document aan het bewerken is, de wijzigingen bekijken. U ziet staan wie en wanneer als laatste het document heeft gewijzigd.
Als u klaar bent met Docs, kunt u uitloggen via de knop Afmelden. Dat is vooral handig als u een computer deelt met anderen. Zij kunnen na het uitloggen niet meer bij uw bestanden, daarvoor moet u zelf opnieuw inloggen. Meer weten?
Dit waren de belangrijkste functies van Google Docs. Google biedt een digitale rondleiding aan die u langs de belangrijkste functies van de dienst leidt.