Hulpmiddelen voor verenigingswerk

De tijd van de kaartenbakjes ligt ver achter ons. Tegenwoordig zijn er digitaal vele opties. Grote organisaties gebruiken grote databaseprogramma's. Voor een gemiddelde vereniging zal dat niet nodig zijn. U kunt er elk willekeurig rekenbladprogramma voor inzetten. Daarbij hebt u de keuze uit programma's die u moet installeren of programma's die online werken.

• Excel
  Het rekenbladprogramma Excel wordt gemaakt door Microsoft. Niet gratis, wel ongekend populair.
• Calc
  Onderdeel van het gratis pakket OpenOffice.

Met beide pakketten kunt u berekeningen uitvoeren, maar ook een administratie bijhouden van leden. U kunt kolommen aanmaken voor bijvoorbeeld naam, straatnaam en huisnummer, postcode en woonplaats, telefoonnummers en e-mailadres.

• Excel Online
  Ook van Microsoft, maar gratis en online. Dat betekent dat u niets hoeft te installeren. Bovendien kunt u overal waar u een internetverbinding hebt bij uw bestanden.
• Google Spreadsheets
  Een online rekenbladprogramma van Google. Onderdeel van Google Drive. Eveneens gratis en ook hier geen installatie nodig en altijd toegang tot uw bestanden als u internetverbinding hebt.

Ook de moeite van het overwegen waard:

• Gmail
  Gratis mailprogramma van Google.
• Outlook.com
  Gratis mailprogramma van Microsoft.

Voor grote verenigingen met veel leden misschien minder geschikt, maar zowel Gmail als Outlook.com hebben gratis adressenbeheer aan boord. U kunt er alle gegevens in kwijt. Google noemt het 'Contacten' en Microsoft 'Personen'. U gaat als volgt te werk: maak een Google- of Microsoft-account aan op naam van de vereniging, met bijpassend e-mailadres. Handig want iedereen kan zo de vereniging per mail bereiken. Vervolgens hebt u toegang tot 'Contacten', respectievelijk 'Personen'. En u hoeft niet alle adressen handmatig in te voeren: beide pakketten hebben de mogelijkheid adressenbestanden te importeren.

Wie kiest voor een gratis Google- of Microsoft-account krijgt de beschikking over een volledig functionele online agenda. U kunt ermee doen wat u wilt: inrichten voor intern gebruik of gebruiken als activiteitenkalender voor de vereniging.

In de tip 'Google Agenda' leest u meer over de mogelijkheden.

Een tekstverwerkingsprogramma is natuurlijk onmisbaar. U schrijft er brieven mee, ontwerpt folders of maakt een compleet boekje.

• Word
  Het tekstverwerkingsprogramma Word wordt gemaakt door Microsoft. Niet gratis, wel ongekend populair.
• Writer
  Onderdeel van het gratis pakket OpenOffice.

Met beide pakketten kunt u notulen maken, nieuwsbrieven samenstellen, complete boekjes maken en brieven schrijven aan de leden.

• Word Online
  Ook van Microsoft, Word Online, maar gratis en online. Dat betekent dat u niets hoeft te installeren. Bovendien kunt u overal waar u een internetverbinding hebt bij uw bestanden.
• Google Documenten
  Een online tekstverwerkingsprogramma van Google. Onderdeel van Google Drive. Eveneens gratis en ook hier geen installatie nodig en altijd toegang tot uw bestanden als u internetverbinding hebt.

Penningmeesters kunnen veel plezier hebben aan de bij 'Een adressenbestand bijhouden' al genoemde rekenbladprogramma's om een sluitende begroting te maken. Stelt u een uitgavenpost bij, dan rekent het programma uit welke consequenties dat heeft onder de streep. Om de berekeningen door het programma te laten uitvoeren, moet u wel zelf de formules invoeren.

Reuze handig en informatief om leden op de hoogte houden via een nieuwsbrief. Het is heel goed mogelijk een nieuwsbrief samen te stellen in een tekstverwerkings- of mailprogramma. Maar u hebt meer mogelijkheden als u daarvoor een gericht pakket gebruikt. De volgende sites bieden gratis nieuwsbriefverzending voor kleine partijen:

• La Posta
• YMLP
• Mailmoment.eu