Adressenlijst maken in Excel

Hebt u een papieren boekje met daarin alle namen en adressen van bekenden? Het is ook handig om deze gegevens op de pc op te slaan. Bijvoorbeeld in een Excel-bestand. Bepaal zelf welke gegevens u hierin zet. Denk aan iemands voornaam, achternaam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum. Deze gegevens raken dan niet zo snel kwijt. Aanpassen als iemand verhuist is makkelijk. Ook kunt u bijvoorbeeld sneller etiketten maken in Word. Of een kaartje versturen via internet.

Maak zo in Excel een adressenlijst:

• Open het programma Excel en klik op Lege werkmap.
• Klik in cel A1 en typ de titel van de eerste kolom, bijvoorbeeld 'Voornaam'.
• Klik in cel B1 en typ de titel van de volgende kolom, bijvoorbeeld 'Achternaam'.
• Klik in cel C1 en typ de titel van de volgende kolom, bijvoorbeeld 'Adres'.
• Ga zo verder totdat alle gewenste categorieën zijn aangemaakt.
• Geef de kolommen de juiste breedte zodat bijvoorbeeld het hele adres erin past.
  • Selecteer een kolom door te klikken op de letter erboven.
  • Zet de muisaanwijzer op de rechter zijrand direct naast de letter.
  • Houd de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de muis om de breedte aan te passen.
  • Laat de muisknop los als het formaat naar wens is.
• Vul de adressenlijst daarna aan. Typ in de cellen onder de kolomnamen de bijbehorende informatie, bijvoorbeeld de namen, adressen en telefoonnummers van uw contactpersonen.

Tip: maak voor het overzicht de teksten in de cellen met titels vetgedrukt. Klik hiervoor in de gewenste cel en gebruik de sneltoets Ctrl+B. De tekst in de cel is nu vet.

De volgorde van de adressenlijst aanpassen? Bijvoorbeeld op alfabetische volgorde op basis van iemands achternaam? Dat werkt zo:

• Klik een cel aan die u hebt ingevuld, bijvoorbeeld cel A1.
• Klik bovenaan op het tabblad Gegevens.
• Klik op Sorteren.
• Zet in het venster dat opent rechtsboven een vinkje voor Mijn gegevens bevatten kopteksten.
• Klik onder 'Kolom' op het veld naast 'Sorteren op' en kies waarop u wilt sorteren, bijvoorbeeld Achternaam.
• Standaard sorteert Excel van A naar Z. Liever een andere volgorde? Klik in het veld onder 'Volgorde' en daarna op de gewenste volgorde.
• Klik op Ok.

De volgorde van de adressenlijst is aangepast.

Soms is het handig om gegevens tijdelijk te verbergen. Dan zijn alleen de gegevens zichtbaar die u op dat moment nodig hebt. Doe dat zo:

• Klik op de cel waarin de titel staat van de kolom die u wilt filteren. Bijvoorbeeld Relatie om alleen de informatie van familieleden te zien.
• Klik op het tabblad Gegevens > Filter.
• In alle cellen met titels verschijnen pijltjes. Deze geven aan dat u ergens op kunt sorteren. Klik bijvoorbeeld naast 'Woonplaats' of 'Relatie' op het pijltje.
• In het venster staan de waarden die u hebt ingevuld in die kolom. Bijvoorbeeld 'Vriend', 'Familie' en 'Collega'. Haal het vinkje weg voor Alles selecteren zodat u kunt bepalen waarop u wilt filteren.
• Klik op het item waarop u wilt filteren, bijvoorbeeld op Vriend.
• Klik op Ok.

U ziet nu alleen de adresgegevens van de mensen die voldoen aan het filter. Bijvoorbeeld alleen van vrienden. De andere gegevens zijn verborgen. Het filter weer verwijderen? Klik in dezelfde kolom op het pictogram van een filter. Zet daarna een vinkje voor Alles selecteren en klik op Ok.