Etiketten maken van een adreslijst

Soms is het handig om etiketten te maken. Bijvoorbeeld als u grote groepen mensen een kaart wilt sturen. Zo krijgt u geen lamme arm door het schrijven van adressen op de enveloppen. Maak hiervoor in Excel een adreslijst die u om de paar maanden even bijwerkt. Druk daarna als het tijd is voor een kaartje deze lijst in één keer af. Zorg er dan wel voor dat u vellen met etiketten hebt.

Maak zo in Word een speciaal sjabloon voor etiketten:

• Open Word > Leeg document.
• Klik bovenaan op het tabblad Verzendlijsten.
• Klik links op Afdruk samenvoegen starten > Etiketten.
• Klik als u de fabrikant van de etiketten weet op het uitklapmenu naast Etiketproducent. Selecteer daarna de naam van de producent.
• Kies onder 'Productnummer' het type vel waar u de etiketten op gaat afdrukken.
• Klik op Ok.
• Klik rechtsboven op het tabblad Indeling.
• Klik links op Rasterlijnen weergeven.

Een sjabloon voor etiketten opent. De stippellijnen geven de randen van de etiketten aan.

U kunt alleen etiketten printen als de adressen hieraan gekoppeld zijn. Doe dat zo:

• Klik bovenaan op het tabblad Verzendlijsten.
• Klik links op Adressen selecteren.
• Klik op Bestaande lijst gebruiken.
• Klik in de Verkenner op de naam van de adreslijst > Openen.
• Het venster 'Tabel selecteren' verschijnt. Zet een vinkje voor De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen als het Excel-bestand begint met woorden als 'Naam' en 'Adres'. Verwijder het vinkje als het document meteen begint met de namen en adressen van mensen.
• Klik op Ok.

Word heeft adresvelden aangemaakt voor de gegevens uit de lijst.

De etiketten bevatten nu de tekst «Volgende record». Voeg zo adressen toe aan het etiket:

• Klik op het tabblad Verzendlijsten.
• Klik in de groep 'Velden beschrijven en invoegen' op Adresblok.
• Klik bij 'Naam van de geadresseerde in deze notatie invoegen' op de gewenste optie voor de adressen.
• Is alles naar wens? Klik op Ok.

Automatisch staat de cursor in het eerste etiket. Hier verschijnt nu «Adresblok».

Help, er missen gegevens!

Word probeert de gegevens uit Excel te herkennen. Soms ontbreken er gegevens. Dat is te verhelpen:

• Verwijder de tekst «Adresblok».
• Klik bovenaan in de groep 'Velden beschrijven en invoegen' op Adresblok.
• Klik op Velden vergelijken.
• Links staan de velden die Word nodig heeft voor een adresblok. Bijvoorbeeld een voornaam en het adres. Rechts staat welke onderdelen uit Excel daarvoor gebruikt zijn. Achter missende gegevens staat '(geen overeenkomst)'. Klik rechts van een missend onderdeel op (geen overeenkomst).
• Klik in het uitklapmenu op de informatie die overeenkomt. Bijvoorbeeld adres of woonplaats.
• Klik op Ok > Ok om het venster te sluiten.

Het document ziet er nog steeds onduidelijk uit. Daar brengen we verandering in:

• Klik op het tabblad Verzendlijsten > Voorbeeld van het resultaat.
• Een adres verschijnt. Klik in de groep 'Velden beschrijven en invoegen' op Etiketten bijwerken.
• De adressen van de lijst staan in een etiket. Staat alles zoals u in gedachten had? Leg de etiketten klaar in de printer.
• Klik rechts op Voltooien en samenvoegen > Documenten afdrukken.
• Standaard staat Word zo ingesteld dat het hele document wordt afgedrukt. Klik op Ok.
• Het venster met de printerinstellingen komt in beeld. Hier hoeft u normaal gesproken niks aan te passen. Klik op Ok.

De etiketten rollen uit de printer. Sluit Word via het kruisje rechtsboven. Of sla de etiketten op voor later gebruik via het menu Bestand > Opslaan als > Bladeren.