Mappen in Outlook

Het Postvak IN, de plek waar mails binnenkomen in Outlook, kan behoorlijk onoverzichtelijk worden. Mails van verschillende afzenders komen immers door elkaar te staan. Een bericht van de Belastingdienst staat onder een mailtje van uw (klein)kinderen en daaronder komt weer een mail van uw favoriete webwinkel. Gelukkig is het goed mogelijk om orde te scheppen in deze chaos. Maak mappen aan en stel berichtregels in. Zo vindt u altijd snel de mail die u zoekt.

Maak een nieuwe map op de volgende manier:

• Start Outlook.
• Klik in het menu bovenin Map.
• Klik op Nieuwe map.
• Typ onder 'Naam' de naam van de nieuwe map. Bijvoorbeeld 'Nieuwsbrief SeniorWeb'.
• Klik op OK.

Standaard wordt de nieuwe map geplaatst in de map 'Postvak IN'.

Hebt u deze optie niet? Maak dan op de volgende manier een nieuwe map:

• Klik in het linkermenu met de rechtermuisknop op de plek waar de map moet komen te staan. Wij kiezen voor 'Postvak IN'.
• Klik op Nieuwe map.
• Typ de naam van de map en druk op Enter.

De nieuwe map staat nu op de gekozen plek.

Outlook kan mails automatisch ordenen. Zo kan het een binnenkomende mail direct in de goede map plaatsen. Hiervoor stelt u zogeheten 'berichtregels' in:

• Start Outlook.
• Selecteer een bericht. Bijvoorbeeld een nieuwsbrief van SeniorWeb.
• Klik in het menu bovenin op Start.
• Klik op Regels. Ziet u dit niet? Klik dan eerst op het pijltje onder 'Verplaatsen' of de drie puntjes aan het einde van het Lint.
• Klik op Regel maken.
• We kunnen kiezen waar de regel op moet sorteren: afzender, onderwerp of ontvanger. De ontvanger bent u altijd zelf, dus selecteer die optie niet. We kiezen voor afzender. In ons voorbeeld van de nieuwsbrief is dat namelijk altijd 'SeniorWeb | Nieuwsbrief'. Plaats een vinkje voor Van[…].
• In de volgende stap bepalen we wat er met de mail moet gebeuren. We willen een nieuwsbrief van SeniorWeb verplaatsen naar de door ons aangemaakte map 'Nieuwsbrief SeniorWeb'.
• Plaats een vinkje voor E-mail naar map verplaatsen.
• Klik op het pijltje naast 'Postvak IN'.
• Selecteer de gewenste map. In ons voorbeeld is dat 'Nieuwsbrief SeniorWeb'.
• Klik op OK.
• Klik nogmaals op OK.
• De regel is nu ingesteld maar u hebt nog een laatste instelmogelijkheid. Outlook kan zoeken naar al ontvangen mails die voldoen aan de ingestelde voorwaarden. Dus in ons voorbeeld alle nieuwsbrieven van SeniorWeb die u al hebt gekregen. Outlook vraagt of de regel moet worden toegepast op al deze mail. Wilt u dan plaats dan een vinkje naast Voer deze regel nu uit op berichten die reeds in de huidige map aanwezig zijn.
• Klik op OK. Alle bestaande mails (dus de nieuwsbrieven in ons voorbeeld) worden nu verplaatst naar de map 'Nieuwsbrief SeniorWeb'.

Nieuwe mails die voldoen aan de ingestelde regel worden vanaf nu in de gekozen map geplaatst. Dus de nieuwsbrieven uit het voorbeeld hoeft u nooit meer zelf te ordenen, het gaat automatisch.

Natuurlijk is het ook mogelijk om berichten handmatig te verplaatsen naar een map.

• Klik met de rechtermuisknop op een e-mail.
• Klik op Verplaatsen > [de gewenste map].

Is er een specifieke map die u vaak gebruikt? Maak hem favoriet. De map verschijnt dan links bovenaan, onder het kopje 'Favorieten'.

• Klik met de rechtermuisknop op een map, bijvoorbeeld 'Nieuwsbrief SeniorWeb'.
• Klik op Toevoegen aan Favorieten.

De map verschijnt nu linksboven onder het kopje 'Favorieten'.