7 dingen die u nog niet wist over Gmail

Schrijf met standaardantwoorden mailtjes en sla ze op voor later gebruik. Bent u bijvoorbeeld ergens penningmeester en wilt u leden die te laat zijn met betalen een herinneringsmailtje sturen? Dan is het vervelend om steeds weer een mailtje te moeten typen en na te denken over formuleringen. Een standaardantwoord instellen gaat zo:

• Log via de computer in bij Gmail.
• Klik op het tandwiel rechtsboven.
• Klik op Alle instellingen bekijken.
• Bovenaan onder 'Instellingen' staan een hoop tabbladen. Klik hier op Geavanceerd.
  
  
  
  
• Gmail noemt standaardantwoorden 'templates' (Engels voor sjablonen). Klik achter 'Templates' op Aanzetten.
• Klik helemaal onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.
• Klik aan de linkerkant op Opstellen en schrijf een bericht.
• Klaar met het standaardbericht? Klik dan op de drie puntjes onderaan.
• Klik op Templates > Concept opslaan als template > Opslaan als nieuwe template.
• Geef de template een naam en klik op Opslaan.
• Verstuur het standaardbericht die nog open staat of klik op het kruisje rechtsboven.

Een standaardantwoord gebruiken?

• Klik op Opstellen.
• Klik onderaan op de drie puntjes.
• Klik op Templates > [naam van de toegevoegde template].
• De tekst staat nu in het bericht. Pas misschien nog wat aan en voeg een ontvanger toe. Klik tot slot op Sturen.

Stel, u bent echt een avondmens en kruipt geregeld 's avonds of 's nachts achter de computer. Alleen niet iedereen hoeft te weten dat u om half vier 's nachts een mailtje zat te typen. Plan zelf in wanneer de mail wordt verstuurd. De ontvanger krijgt het mailtje dan op een nette tijd in de mailbox. Lees hier hoe dat werkt.

Speel zelf voor geheim agent met de vertrouwelijke modus van Gmail. Zo beschermt u mails met privacygevoelige inhoud beter tegen mogelijke pottenkijkers. Geef bij het versturen aan hoe lang de ontvanger de mail in zijn of haar mailbox mag houden. Is de tijd voorbij? Dan verdwijnt de mail uit de inbox van de ontvanger. Voor de ontvangers van het vertrouwelijke bericht zijn ook de opties voor doorsturen, kopiëren, afdrukken en downloaden uitgeschakeld.

• Surf op de computer naar Gmail en log in.
• Klik op Opstellen om een nieuwe mail te schrijven.
• Klik onderaan het bericht op de klok met het slotje.
  
  
• Vul een vervaltijd in.
• Stel wel of geen toegangscode per sms in.
• Klik op Opslaan.
• Vul ontvangers in en typ de mail af.
• Klik op Sturen.

Soms schrijft u in een opwelling een mailtje, waarvan u dacht: had ik maar tot tien geteld, dan had ik 'm vast niet verstuurd. De optie 'Verzenden ongedaan maken', laat u precies dat doen: tot tien tellen... Of tot twintig, of dertig. U kunt een verzonden mail maximaal dertig seconden na het versturen weer intrekken. Lees hier hoe u dat doet.

Gmail biedt heel veel (gratis) opslag voor uw mailtjes. Dat betekent dat de kans groot is dat er misschien wel duizenden berichten online staan opgeslagen in de Inbox. Probeer daar maar eens een mailtje in terug te vinden. Gelukkig heeft Gmail een uitgebreide zoekfunctie. Hiermee kunt u zoeken op een trefwoord. Of op mails uit een bepaalde periode, mails met een bijlage of mails van een specifiek persoon.

• Ga naar Gmail en log in.
• Klik achter 'Berichten doorzoeken' op het pictogram voor Zoekopties weergeven.
  
• Vul de zoekcriteria in en klik op Zoeken.

Toegegeven: de kans is niet groot dat Google failliet gaat of uw mailtjes kwijtraakt. Maar voor de zekerheid is het mogelijk een complete back-up te maken van al uw mail bij Google. Met deze uitleg kunt u trouwens ook van de andere Google producten een back-up maken.

• Surf naar Google Takeout.
• Verwijder alle vinkjes behalve bij Gmail door te klikken op Selectie van alle items ongedaan maken.
• Zet een vinkje achter 'E-mail'.
• Scrol naar beneden en klik op Volgende stap.
• Kies hoe u de bestanden wilt ontvangen. Vul dat in bij 'Bestemming', 'Frequentie' en 'Bestandstype- en grootte'.
• Klik op Export maken.
• In beeld staat hoe ver de back-up is.
• Hoe lang het maken van de back-up duurt, hangt af van hoe groot het bestand is. Het kan een paar uurtjes duren maar ook een paar dagen.

Is de mailbox eventjes te vol, dan is het mogelijk om binnenkomende berichten tijdelijk te snoozen. Dit wil zeggen dat ze even in de wacht staan, totdat u tijd heeft om ze te bekijken. Dat geeft ruimte om eerst de belangrijkste mails te behandelen. De uitgestelde berichten verschijnen pas weer in de Inbox op het moment dat de ingestelde snoozetijd is verlopen.

• Surf op de computer naar Gmail en log in.
• Klik indien nodig op Inbox.
• Beweeg met de muis over een bericht en klik op Snoozen (het klokje).
  
  
  
• Kies een voorgestelde snoozetijd of klik op Kies datum en tijd.
  • Kies datum en tijd en klik op Opslaan.
• Wilt u meerdere berichten snoozen? Selecteer de berichten en klik bovenaan op Snoozen.