E-mails automatisch filteren in Outlook.com

Met berichtregels kun je het postvak van Outlook.com netjes houden. Berichtregels zijn letterlijk regels die worden toegepast op berichten. Het zijn instellingen die e-mails met bepaalde kenmerken meteen in de gewenste map zetten. Bijvoorbeeld mails van familieleden, met een bepaald onderwerp of van een bepaalde afzender. Met een berichtregel kunt u ook automatisch mails als ongewenst markeren. Dat is handig als u veel spam krijgt van dezelfde afzender.

Denk van tevoren na over wat u precies wilt bereiken met een regel. Stel er vervolgens zo een in:

• Surf in de browser naar www.outlook.com
• Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
• Klik rechtsboven op het pictogram van het tandwiel.
• Klik onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven.
• Een nieuw venster opent. Klik in het middelste menu van het venster op Regels.
• Klik op Nieuwe regel toevoegen.

Nu volgen er drie stappen: de regel een naam geven, kiezen om welke berichten het gaat en tot slot bepalen wat ermee moet gebeuren.

• Vul achter ‘1’ een duidelijke naam in, bijvoorbeeld ‘Mail van de kinderen’.
• Klik op het uitklapmenu Voorwaarde selecteren.
• Een menu met allerlei opties opent. Bij ‘Personen’ staat bijvoorbeeld ‘Van’ en ‘Aan’. Kiest u voor ‘Van’, dan moet u een afzender toevoegen en zal de mail van die persoon voortaan eruit gepikt worden.
• Klik op de gewenste optie, en vul aanvullende gegevens in, zoals een trefwoord of een afzender.
• Klik op Actie selecteren.
• Er opent een menu met allerlei opties. Hier kiest u wat er gebeurt met de eerder opgegeven berichten. Bijvoorbeeld verplaatsen naar een bepaalde map, een bericht meteen verwijderen (pas hiermee wel op!) of markeren als gelezen.
• Klik op de gewenste optie en geef aanvullende informatie, zoals de map waar een bericht naartoe moet worden verplaatst. Als de gewenste map nog niet bestaat, maakt u hem in dit menu meteen aan.
• Klik op Opslaan.

U keert terug naar het overzicht van de regels.

Klikt u in het menu op Regels, dan ziet u een overzicht van eventuele andere regels die u hebt ingesteld. Als u bijvoorbeeld uw Outlook.com-adres ook gebruikt in Microsoft Office, dan kunnen de berichtregels uit dat programma hier in beeld komen. U kunt ze alleen zien staan, niet bewerken.

Wilt u een regel later verwijderen omdat u hem niet gebruikt of hij niet naar wens werkt?

• Open het overzicht op de genoemde manier.
• Klik naast de betreffende regel op het vuilnisbakje.
• Klik op OK.

De regel verdwijnt.