Menu Zoek SeniorWeb 25 jaar

Adressenlijst maken in Excel

Adressenlijst Maak een digitaal adressenboekje via Excel. Dan is de lijst met contacten makkelijk aan te passen of uit te breiden.

Excel is eigenlijk een rekenprogramma. Maar door de indeling met rijen en kolommen is het programma ook geschikt voor het maken van lijstjes. U maakt er dus gemakkelijk een adressenlijst mee. Handig is dat u de contactpersonen in de adressenlijst, gemakkelijk sorteert op bijvoorbeeld alfabetische volgorde. Wij laten u zien hoe dit werkt in Excel-versies vanaf 2007.

Bij een digitale adressenlijst bent u vrij om te bepalen welke onderdelen u gebruikt. Denk sowieso aan de volgende gegevens: voornaam, achternaam, adres, postcode en woonplaats. Maar ook aan informatie zoals een telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum. Voeg eventueel een kolom 'Relatietype' toe en geef hierin aan wat uw relatie met de persoon is. Bijvoorbeeld familielid, vriend of collega.

Start Excel, open een lege werkmap en maak zo een adressenlijst:

  • Klik in cel A1 en typ de titel/kop van de eerste kolom, bijvoorbeeld 'Voornaam'.
  • Klik in cel B1 en typ de titel van de volgende kolom, bijvoorbeeld 'Achternaam'.
  • Klik in cel C1 en typ de titel van de volgende kolom, bijvoorbeeld 'Adres'.
  • Ga zo verder totdat alle gewenste categorieën zijn aangemaakt.
  • Geef de kolommen de juiste breedte, zodat bijvoorbeeld het hele adres erin past. De breedte kan op elk moment (verder) worden aangepast.
    • Selecteer een kolom door te klikken op de letter erboven.
    • Zet de muisaanwijzer op de rechter zijrand.
    • Houd de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de muis om de breedte aan te passen.
    • Laat de muisknop los als het formaat naar uw zin is.
  • Vul de adressenlijst daarna aan. Typ in de cellen onder de kolomnamen de bijbehorende informatie. Dus bijvoorbeeld de namen, adressen en telefoonnummers van uw contactpersonen.

Tip: maak voor het overzicht de teksten in de cellen met titels/koppen vetgedrukt. Klik hiervoor in de gewenste cel en gebruik de sneltoets Ctrl+B. De tekst in de cel is nu vet.

Adreslijst maken in Excel.

De volgorde van de adressenlijst is op ieder moment aan te passen met de optie 'Sorteren'. Wij willen de lijst op alfabetische volgorde zetten, op basis van achternaam. Dat werkt zo:

  • Klik een cel aan die u hebt ingevuld. Het maakt niet uit welke, bijvoorbeeld cel A1.
  • Klik op het tabblad Gegevens.
  • Klik op Sorteren en filteren > Sorteren.
  • Een venster opent. Zet rechtsboven in dit venster een vinkje voor Mijn gegevens bevatten kopteksten. Hiermee geeft u aan dat u cellen hebt aangemaakt die titels/koppen bevatten.
  • Klik op het pijltje achter 'Sorteren op' en kies op welke eigenschap u wilt sorteren. Wij kiezen voor Achternaam.
  • Standaard sorteert Excel van A naar Z. Wilt u dit aanpassen? Klik in het veld onder 'Volgorde' en klik op de gewenste volgorde.

Sorteren in Excel

  • Klik op OK.

Tip: de volgende keer dat u de inhoud van de kolommen wilt sorteren, hoeft u alleen te klikken op het tabblad Start > Sorteren en filteren. Geef vervolgens aan waarop u wilt sorteren.

In onze adressenlijst hebben we in de laatste kolom het relatietype (familie, vriend, collega) gezet. Door middel van een filter zorgen we dat Excel alleen de informatie over een bepaald relatietype toont. Bijvoorbeeld alleen de gegevens van familieleden.

  • Klik op de cel waarin de titel staat van de kolom die u wilt filteren. In ons geval is dat Relatietype.
  • Klik op het tabblad Gegevens.
  • Klik op Sorteren en filteren > Filter.
  • In alle cellen met titels verschijnen pijltjes. Die pijltjes geven aan dat u ergens op kunt filteren of sorteren. Wij willen filteren op een bepaald relatietype. Klik daarom op het pijltje in de cel 'Relatietype'.
  • Onder aan het venster dat opent, staat een lijst met alle waarden die u hebt ingevuld in de kolom 'Relatietype'. Bij ons zijn dat 'Vriend', 'Familie' en 'Collega'.
  • Haal het vinkje weg voor Alles selecteren zodat u kunt bepalen waarop u wilt filteren.
  • Klik op het item waarop u wilt filteren, bijvoorbeeld op Vriend.

Filters gebruiken in Excel.

  • Klik op OK.
  • In het document zijn nu alleen de adresgegevens van familieleden zichtbaar. De gegevens van vrienden en collega's zijn verborgen.
  • Bij de cel 'Relatietype' is het pijltje gewijzigd in een pictogram voor een filter. Daaraan ziet u dat de gegevens gefilterd zijn. Wilt u het filter verwijderen, klik dan op dit pictogram.
  • Zet vervolgens een vinkje voor Alles selecteren en klik op OK.

Het printen van een bestand uit Excel kan lastig zijn. Soms zijn er te veel kolommen, zodat niet alle informatie op een pagina past. Indien u veel kolommen in de adressenlijst hebt, kunt u het beste voor de afdrukstand 'Liggend' kiezen.

  • Klik op het tabblad Pagina-indeling.
  • Klik op Afdrukstand > Liggend.

Er verschijnen nu stippellijnen op het Excel-blad. Deze lijnen geven aan welke gegevens binnen de afgedrukte pagina vallen.

De adressenlijst uit Excel op etiketten zetten in Word? Lees dan het artikel 'Etiketten maken van adreslijst'.

Delen via:
Wat betekenen deze knoppen?
Wat betekenen deze knoppen?
Sluiten

U kunt met deze knoppen artikelen, tips en nieuwsberichten doorsturen via e-mail of delen op sociale media.

Hoe werkt het?
Klik op de knop van uw keuze om het item door te sturen of te delen:

  • Kiest u voor E-mail, dan opent uw e-mailprogramma met een berichtje waarin de link naar het artikel is opgenomen. Vul het e-mailadres van de geadresseerde in en verstuur de e-mail.
  • Klikt u op Facebook of Twitter en bent u ingelogd bij het betreffende sociale netwerk dan wordt op uw profiel een link naar de pagina zichtbaar. Eventueel kunt u een eigen tekst aan de link toevoegen.
  • Klikt u op Facebook of Twitteren hebt u géén account of u bent u niet ingelogd op het betreffende sociale netwerk, dan verschijnt een klein venster. Daarin kunt u inloggen of een account aanmaken. Daarna wordt de webpagina die u wilde delen zichtbaar op uw account.
  • Klikt u op WhatsApp dan wordt een nieuwe tab geopend met een voorbeeld van het bericht wat u kunt gaan delen. Met de knop verzenden kunt het bericht daadwerkelijk versturen naar iemand uit uw contacten.

De koppeling verbreken
U kunt de koppeling ook weer gemakkelijk verbreken:

  • Facebook: Als u op de Facebook-knop hebt geklikt, wordt deze grijs en u ziet in de linkerhoek een vinkje. Klik op het vinkje om de koppeling te verbreken.
  • Twitter: Een tweet die u geplaatst hebt, kunt u uit uw tijdlijn verwijderen. Log in op de website van Twitter, ga met de muis op de betreffende tweet staan en klik op Verwijderen. Als uw bericht door anderen is overgenomen (retweet), dan blijven die berichtjes wel bestaan.
Woordenboek

Zoekt u de betekenis van een computerterm? Klik of tik op een letter in de groene balk en de woordenlijst van de betreffende letter opent.
Naar een woord zoeken kan ook. Typ het woord in de zoekbalk met de tekst ‘Zoek hier in het woordenboek’ en klik of tik op Zoeken.

De redactie van SeniorWeb vult regelmatig woorden aan. Mist u een woord? Stuur een e-mail naar redactie@seniorweb.nl. Hartelijk dank voor uw medewerking.