Menu Zoek

Etiketten maken van een adreslijst

 Etiketten maken in Word

Maak in Word etiketten aan de hand van een adreslijst in Excel. Dat bespaart u een hoop typwerk!

Adressenlijsten worden veel gebruikt om etiketten mee te bedrukken. Bijvoorbeeld om groepen mensen een kaart te sturen, zonder een lamme arm te krijgen van het beschrijven van enveloppen. Maak eenmalig een adreslijst en werk die periodiek bij. En druk de lijst in één keer af als het tijd is voor een kaartje.

Etiketten afdrukken met Word is niet zo moeilijk. In de artikelen 'Etiketten maken: Word 2010', 'Etiketten maken: Word 2013' en 'Etiketten maken: Word 2016' staat uitgelegd hoe in Word etiketten stuk voor stuk een tekst krijgen, en hoe ze afgedrukt moeten worden. Afdrukken van een adreslijst gaat op een andere manier. Wat ervoor nodig is: een adreslijst in Excel en een recente versie van Word. Vellen met etiketten mogen natuurlijk niet ontbreken. Een adreslijst maken in Excel staat trouwens beschreven in het artikel 'Adressenlijst maken in Excel'.

'Afdruk samenvoegen' is de functie in Word die nodig is om adressen uit Excel op etiketten te krijgen. Het samenvoegen bestaat uit drie stappen: er is een hoofddocument met etiketten, daarbij worden de adressen gevoegd en het geheel komt samengevoegd uit de printer. In de basis gaat dit als volgt:

  • Start Word 2016.
  • Klik op Leeg document.
  • Klik op het tabblad Verzendlijsten.
  • Klik op het zwarte driehoekje rechts van Afdruk samenvoegen starten.
  • Klik in het menu op Etiketten.

Afdruk samenvoegen: etiketten kiezen

  • Het venster 'Opties' verschijnt. Stel hierin het type etiketten in. Weet u de fabrikant van de etiketten? Klik op het uitklapmenu rechts van 'Etiketproducent' en klik op de naam van de producent. In het vak onder 'Productnummer' staan nu de beschikbare typen vellen. 
  • Klik op OK.

Word verandert nu mogelijk in een duidelijk ter herkennen sjabloon voor etiketten. Ziet u geen hulplijnen en dergelijke in beeld? Klik op het tabblad Indeling > Rasterlijnen weergeven.

Er zijn twee tabbladen 'Indeling'. Kies de meest rechtse. Ziet u er maar eentje? Klik dan eerst op het witte papier van Word. Het tabblad verschijnt dan rechts van de bestaande tabbladen.

Rasterlijnen tonen

Nu is het tijd om de adreslijst te koppelen aan de etiketten die net zijn ingesteld.

  • Klik op het tabblad Verzendlijsten.
  • Klik op Adressen selecteren.
  • Klik op Bestaande lijst gebruiken.
  • Een venster van de Verkenner komt in beeld. Blader naar de map waarin de adreslijst staat.
  • Klik op de naam van de adreslijst en klik dan op Openen.
  • Klik in het venster 'Tabel selecteren' op OK.
  • Standaard staat aangevinkt dat de eerste rij (de bovenste dus) kolomkoppen bevat. Dat klopt, daar staan trefwoorden als 'Naam', 'Adres' en dergelijke. Hebt u niet zulke trefwoorden gebruikt en staan er direct namen en adressen vanaf de eerste rij? Verwijder dan het vinkje voor De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen.

Er zijn adresvelden aangemaakt waar de gegevens van de mensen op de lijst komen.

  • Klik op het tabblad Verzendlijsten > Adresblok.
  • Het venster 'Adresblok invoegen' verschijnt in beeld. Bij 'Naam van de geadresseerde in deze notatie invoegen' staan verschillende opties voor de adressen. De standaardoptie is voor ons voldoende.
  • Rechts in beeld staat een voorbeeld. Is dit naar wens? Klik op OK.

Notatie van adressen

Help, er missen gegevens
Word probeert de gegevens uit Excel zo goed als mogelijk te herkennen. Soms gaat dit mis en ontbreken er gegevens. Zo wordt in onze adressenlijst de woonplaats niet herkend. Dat is gemakkelijk te verhelpen vanuit het venster 'Adresblok invoegen':

  • Klik op Velden vergelijken.
  • Het venster 'Velden vergelijken' komt in beeld. Hierin staan de velden die Word nodig heeft (zoals voornaam, adres en woonplaats). Rechts ervan staat welke onderdelen uit Excel daarvoor gebruikt zijn. Achter 'missende gegevens' staat niet de juiste kolom, maar '(geen overeenkomst)'.
  • Klik op de betreffende '(geen overeenkomst)' rechts van het missende onderdeel. Wij klikken rechts van 'Plaats' op (geen overeenkomst).
  • Klik in het menu op de kolom die in uw Excel-bestand de missende gegevens bevat. In ons voorbeeld is dat 'Woonplaats'.
  • Klik op OK.
  • De gegevens staan er nu wel. Klik op OK om het venster te sluiten en terug te keren naar de etiketten in Word.

Missende gegevens aanvullen

Het geheel ziet er nog steeds abstract uit, met alleen termen als <<Adresblok>> en <<Volgende record>>. Daar brengen we verandering in.

  • Klik in de groep 'Velden beschrijven en invoegen' op Etiketten bijwerken.
  • Klik op het tabblad 'Verzendlijsten' op Voorbeeld van het resultaat.

Voorbeeld van het resultaat

  • U ziet de adressen van uw lijst in Word. Staat alles zoals u in gedachten had? Dan is het tijd om de etiketten af te drukken. Klik op het tabblad 'Verzendlijsten' op Voltooien en samenvoegen.
  • Klik op Documenten afdrukken.
  • Standaard staat Word zo ingesteld dat alles wordt afgedrukt. Klik op OK.
  • Het venster met de printerinstellingen verschijnt. Het is normaliter niet nodig om hier nog zaken te wijzigen. Klik op OK.

De etiketten rollen uit de printer. U bent klaar met etiketten maken. Sluit Word via het kruisje rechtsboven in beeld. Of sla de etiketten op voor later gebruik, via het menu Bestand > Opslaan als > Bladeren.

Woordenboek
Home Sluiten
SeniorWeb Computerwoordenboek

Zoekt u de betekenis van een computerterm? Klik of tik op een letter in de groene balk en de woordenlijst van de betreffende letter opent.
Naar een woord zoeken kan ook. Typ het woord in de zoekbalk met de tekst ‘Zoek hier in het woordenboek’ en klik of tik op Zoeken.

De redactie van SeniorWeb vult regelmatig woorden aan. Mist u een woord? Stuur een e-mail naar redactie@seniorweb.nl. Hartelijk dank voor uw medewerking.