Briefpapier maken in Word

Een sjabloon is een speciaal type Word-document. De opmaak ligt vast en bepaalde gegevens zijn al ingevuld. Het is de basis voor een nieuwe documenten. Een gewoon Word-document heeft een naam met de extensie '.docx'. Een Word-sjabloon eindigt op '.dotx'. Er bestaan standaardsjablonen of u kunt zelf een sjabloon maken en opslaan.

Doet u nog niet zoveel met Word? Lees dan eerst het artikel 'Word: de basis'. Of volg de uitgebreide online cursus 'Starten met Word' (voor leden).

Word heeft standaardsjablonen om te gebruiken voor het maken van bijvoorbeeld brieven, cv's of wenskaarten:

• Open Word.
• Onder 'Nieuw' staan al allerlei standaardsjablonen. Klik op Meer sjablonen.
• Klik in de zoekbalk en typ een zoekterm, in dit geval dus 'briefpapier' of 'briefhoofd'.
• Klik op het vergrootglas om te zoeken.
• Er komen allemaal opties in beeld. Klik op een ontwerp dat u mooi vindt.
• Een groter voorbeeld opent. Klik op Maken.

Het sjabloon opent en u kunt het bewerken.

Is er geen goed standaardsjabloon? Open dan een nieuw, leeg document in Word. Zet hierin alle onderdelen die u altijd op uw briefpapier wilt terugzien. Bijvoorbeeld de volgende:

• Een briefhoofd (gegevens van de geadresseerde en van de afzender).
• Ruimte voor het onderwerp.
• De plaats en de datum. Tip: laat de datum automatisch bijwerken.
• Ruimte voor de aanhef.
• Ruimte voor de tekst van de brief.
• Het onderschrift met een afsluitende groet en uw naam.

Alle onderdelen kunt u bewerken zoals u wilt. Kies bijvoorbeeld een ander lettertype of verander de lettergrootte. Een kleurtje geven aan een tekst of aan de hele pagina kan natuurlijk ook. Ook kunt u een plaatje invoegen. Een afbeelding van uw handtekening bijvoorbeeld of een logo.

• Klik op Bestand > Opslaan als.
• Klik onder 'Opslaan als' op Bladeren.
• De verkenner opent. Typ bij 'Bestandsnaam' een naam voor het sjabloon.
• Klik achter 'Opslaan als' op Word-document.
• Er klapt een menu uit. Selecteer Word-sjabloon.
• Let op: Word gaat automatisch naar de map 'Aangepaste Office-sjablonen'. Als u het document daar niet wil bewaren, ga dan naar de map van uw keuze.
• Klik op Opslaan.

Het sjabloon is klaar en u kunt het steeds weer als basis voor een nieuwe brief gebruiken.

• Open Word.
• Klik op Openen > Bladeren.
• Blader naar de map waarin u het sjabloon hebt opgeslagen of gebruik de zoekbalk.
• Dubbelklik op het gewenste sjabloon.

Het sjabloon met het zelfgemaakte briefpapier opent in Word. Schrijf een brief op het briefpapier. De vaste onderdelen kunt u aanpassen.

Let op: Wanneer u het document op de gebruikelijke manier opslaat, staan de wijzigingen in het sjabloon. De bedoeling is om het sjabloon 'leeg' te laten en de ingevulde brief op te slaan als apart Word-document. Sla het als volgt op.

• Klik op Bestand > Opslaan als.
• Klik op Bladeren.
• Blader naar de locatie waar u de brief wilt opslaan, bijvoorbeeld 'Documenten'.
• Typ bij 'Bestandsnaam' de naam van de brief.
• Klik achter 'Opslaan als' op Word-sjabloon.
• Er klapt een menu uit. Selecteer Word-document.
• Klik op Opslaan.

De eerste brief op basis van het gemaakte sjabloon is nu een feit.