Verder met Office Outlook

Outlook is een mailprogramma uit het pakket Office van Microsoft. Het heeft zeer uitgebreide mogelijkheden, maar de basis is en blijft het versturen en ontvangen van mailberichten. Bent u nog niet bekend met dit programma, lees dan eerst het artikel 'Starten met Outlook'.

Houd overzicht over binnengekomen mails en bewaar ze in verschillende mappen. Bijvoorbeeld een mapje 'Belangrijk' met berichten die u snel wilt kunnen terugvinden of een mapje 'Kleinkinderen'.

• Start Outlook.
• Klik op Map.
• Klik op Nieuwe map.
• Typ onder 'Naam'  een naam voor de nieuwe map.
• Geef daaronder aan waar de nieuwe map komt te staan.Klik op een mailaccount met een zwart driehoekje ervoor. 
• Klik op OK.

De nieuwe map verschijnt in de mappenlijst.

Een e-mail verplaatsen naar een andere map kan op verschillende manieren.

• Klik met de rechtermuisknop op een bericht.
• Klik op Verplaatsen.
• Klik daarna op de map waarin het bericht terecht moet komen.

Het bericht kan ook naar de map gesleept worden. Dat gaat als volgt:

• Klik op het desbetreffende bericht en houd de linkermuisknop ingedrukt.
• Versleep het bericht naar de gewenste map.
• Laat de muisknop dan los.

Met zogeheten berichtregels verplaatst Outlook e-mails automatisch naar een zelfgekozen map. Doe dat als volgt:

• Klik op een e-mail.
• Klik in het menu bovenin op Start.       
• Klik in de groep 'Verplaatsen' op Regels.
• Klik op 'Berichten van [NAAM] altijd verplaatsen'. 
• Een venster verschijnt met alle bestaande mailmappen. Klik de juiste map aan of maak een nieuwe map.
• Klik in dat geval op Nieuw, geef de map een naam, bepaal waar hij wordt neergezet en klik op OK.
• Klik op OK.

Alle berichten die u al hebt ontvangen van de betrokken persoon, worden nu automatisch verplaatst. Dat kan even duren. Ook toekomstige berichten komen in deze map terecht.

Als u vaker met een bepaald persoon e-mailt, is het handig om diegene toe te voegen als contactpersoon. 

• Dubbelklik op een mailbericht dat afkomstig is van de persoon die u wilt toevoegen.
• U ziet het mailbericht, met boven de tekst de afzender, het onderwerp van de mail en dergelijke. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de afzender. Die herkent u aan een naam en een mailadres erachter. De letters worden blauw als u ze aanwijst.
• Klik op Toevoegen aan Outlook-contactpersonen.
• Nu verschijnt er een venster waar u van alles over diegene kunt invullen of de reeds ingevulde gegevens kunt aanpassen. De belangrijkste gegevens worden al getoond, andere rubrieken zoals 'Werk' kunt u aanklikken om invulvakjes te zien. U bepaalt wat u wilt invullen. Een e-mailadres en een (voor)naam zijn nodig om de contactgegevens aan te maken. Vul het liefst een voor- en achternaam in voor een overzichtelijke adressenlijst.
• Klik op Opslaan en sluiten.
• U gaat weer terug naar het mailbericht. Klik op het kruisje rechtsboven om het bericht te sluiten.

Wilt u een mail sturen aan iemand die in uw bestand met contactpersonen staat? Dat is heel simpel:

• Klik op het tabblad 'Start' op Nieuwe e-mail.
• Klik in het vak achter 'Aan'.
• Typ de eerste paar letters van het mailadres of de naam van uw contactpersoon.
• Het adres wordt automatisch aangevuld als de persoon in uw contactpersonen staat. Mochten er meer personen dezelfde beginletters hebben, dan verschijnt er een lijstje met personen waarin u de juiste kunt aanklikken.

Outlook kent ook Favorieten. Dat is een lijstje met mailmappen die links boven in beeld staan, vlak onder de knop 'Nieuwe e-mail' . Als u veel verschillende mailaccounts hebt of veel mappen gebruikt, voeg dan de meest gebruikte mappen toe aan de Favorieten. Het toevoegen van mappen aan de Favorieten is heel makkelijk.

• Klik een mailmap aan met de rechtermuisknop, bijvoorbeeld de map Postvak IN van een van uw accounts. 
• Klik op Toevoegen aan Favorieten.

De map wordt voortaan ook getoond in de Favorieten. Een map uit de Favorieten verwijderen?

• Klik een van de mappen onder 'Favorieten' aan met de rechtermuisknop.
• Klik op Verwijderen uit Favorieten.

Bent u op zoek naar dat ene belangrijke mailtje en kunt u dat niet vinden? Gebruik dan de zoekfunctie van Outlook.

• Klik bovenin de balk in het zoekvak 'Zoeken'.
• Typ een of meerdere zoekwoorden. Dat kan een naam maar ook een trefwoord zijn.
• Druk op de Enter-toets.
• Alle mails waarin de zoekwoorden voorkomen, worden getoond.
• De gevonden trefwoorden zijn geel gemarkeerd.
• Klik op het kruisje rechts naast het zoekvak om alle mails weer in beeld te krijgen.