Documenten scannen, ook zonder scanner

Met een scanner zet u een papieren document om naar een digitale versie. Handig als u bijvoorbeeld een bonnetje moet mailen om geld terug te krijgen. Of als u een kopie van uw paspoort moet maken. Er zijn losse scanapparaten te koop en printers met een ingebouwde scanner. Maar om iets te digitaliseren is een speciaal apparaat niet per se nodig. De fotokwaliteit van smartphonecamera's is inmiddels zo goed, dat tekstdocumenten goed leesbaar zijn op de foto. Snijd de foto eventueel nog wat bij zodat de tafel of vloer niet zichtbaar is.

Op de iPhone of iPad zijn er twee manieren om scans te maken. Maak een normale foto en snij die zo bij dat alleen het papieren document zichtbaar is. Of gebruik de app Notities. Die herkent het document en snijdt het automatisch uit.

Foto maken

• Leg het document vlak neer op een contrasterende ondergrond (wit papier op donker hout bijvoorbeeld).
• Pak de iPhone of iPad erbij en open de app Camera.
• Houd het toestel boven het document en richt de camera erop.
• Tik op de witte cirkel onderin (iPhone) of rechts (iPad) om een foto te maken.
• Druk op de Thuisknop om de camera te verlaten. Of veeg vanaf de onderkant van het scherm omhoog.

Bijsnijden in app Foto's

• Open de app Foto's en tik op het beeld dat u gaat bijsnijden.
• Tik op Wijzig.
• Tik op het pictogram 'Bijsnijden'  .
• Om de foto staat een kader met dikkere hoeken en lijnen. Houd uw vinger op zo'n hoek en versleep het om het kader te verplaatsen.
• Doe dit zo vaak als nodig is om het document goed in het kader te krijgen. Versleep eventueel de foto binnen het kader.
• Tevreden? Tik rechtsboven op Gereed. 

Scanner in de app Notities (iPad/iPhone)

Maak een scan met de app Notities. De app fotografeert automatisch alleen het papier en zet automatisch het perspectief goed. Het document wordt dan opgeslagen als pdf . pdf Afkorting voor 'portable document format'. Dit is Engels voor 'uitwisselbaar bestandsformaat'. Pdf-dcumenten zien er altijd uit zoals de maker bedoeld heeft. Denk aan lettertypen, afbeeldingen en kleuren. Pdf-bestanden krijgen '.pdf' als extensie. Het bekendste programma om pdf-bestanden te bekijken is Acrobat Reader.

• Open de app Notities.
• Maak een nieuwe notitie met het pictogram van een vel met een potlood .
• Tik boven het toetsenbord op het camera-pictogram.
• Tik op Scan documenten.
• Breng het papier dat u wilt scannen in beeld.
• De pagina wordt in veel gevallen automatisch herkend en gescand. Er verschijnt een geel vlak overheen en een miniatuur van de pagina verplaatst naar de onderzijde van het scherm.
  • Gebeurt dit niet automatisch, druk dan op de ronde afdrukknop op het scherm en versleep eventueel de hoeken om het papier verder uit te snijden. Tik tot slot op Behoud scan.
• Op het scherm staat 'Klaar voor volgende scan'. Scan eventueel een volgende pagina. Dit kunt u met zo veel pagina's doen als nodig is.
• Klaar met scannen? Tik op Bewaar (#) (# staat voor het aantal scans).
• In de notitie verschijnt het gescande document, daarbij is nog plek voor eigen aantekeningen.
• Met een tik op een scan brengt u deze groot in beeld. Inzoomen is dan ook mogelijk. Zo kunt u controleren of alles leesbaar is.
• De scan is een pdf-document. Via de Deelknop kunt u het bewaren in de app Bestanden of bijvoorbeeld versturen via e-mail.
• Tik op Gereed om de scan te sluiten, u zit dan weer in de notitie.

 Maak een foto van het document en snij het bij in Google Foto's.

Foto maken

• Leg het document glad op een contrasterende ondergrond (wit papier op donkere tafel bijvoorbeeld).
• Open de app Camera.
• Houd het toestel boven het document en richt de camera erop.
• Tik op de witte cirkel onderin (smartphone) of rechts (tablet) om een foto te maken.
• Tik op het pijltje onderin beeld om de camera-app te verlaten.

Bijsnijden in Google Foto’s

• Open de app Foto's . Mogelijk staat die in de map Google.
• Tik op de juiste foto.
• Tik op Bewerken .
• Tik naast 'Suggesties' op Bijsnijden.
• Er verschijnt op elke hoek een witte stip. Tik op een van de stippen, houd uw vinger op het scherm en sleep naar een hoek van het papier op de foto.
• Doe hetzelfde met de andere stippen. Tik als het nodig is opnieuw op een stip snij nog meer van de foto af.
• Staat het document goed in het kader? Tik op Opslaan > Opslaan als kopie. 

Tik onderin op het pijltje om terug te keren naar tabblad Foto's. Daar staat het nette document als nieuwe foto bij.

Maakt u een foto, dan houdt u een digitaal fotobestand over. Maar soms is een pdf-document nodig. Daar zijn handige apps voor. Maak met de app een foto van een document, de app zorgt dat alles recht en duidelijk leesbaar in beeld komt en maakt er een pdf van. Voorbeelden van speciale scan-apps zijn Genius Scan of Microsoft Lens. Download de apps gratis op uw mobiele apparaat. 

• Genius Scan voor Android-toestellen
• Genius Scan voor de iPhone/iPad

Je zou het bijna vergeten, maar ook de copyshop bestaat nog. Daar is de apparatuur beschikbaar om zelf documenten in te scannen, of het wordt voor u gedaan. De mogelijkheden verschillen per copyshop. Laat u vooraf goed informeren over de prijs.