E-mail overzichtelijk en opgeruimd

Wanneer u de post die door uw brievenbus naar binnen komt op een stapel bewaart, begrijpt u dat u na verloop van tijd niks meer kunt terugvinden. U sorteert waarschijnlijk de papieren post die binnenkomt. Verzekeringspapieren worden tussen de reclame uitgehaald. Zo werkt het ook met uw e-mail.

U raakt snel het overzicht kwijt als nieuwsbrieven, informatie die u op hebt gevraagd bij instanties, en mailtjes van familieleden en vrienden allemaal in het Postvak IN blijven staan. Orden daarom uw e-mailtjes in mapjes. Dit zorgt voor een opgeruimde mailbox.

Bij uw e-mail is het van belang dat u goede onderwerpen bedenkt waarmop u uw mailtjes gemakkelijk kunt ordenen. Dit doet u waarschijnlijk ook bij uw administratie. Daar hebt u dan bijvoorbeeld de onderwerpen 'verzekeringen', 'pensioen', 'lidmaatschappen' of 'belasting'.

Bedenk de juiste onderwerpen en maak daar mapjes voor. U kunt denken aan een breder onderwerp zoals 'familie' en 'nieuwsbrieven'. U kunt het ook specifieker maken als u bijvoorbeeld veel e-mail uitwisselt met één persoon, of de SeniorWeb Nieuwsbrief apart in een mapje wilt zetten. 

• Hoe u mappen maakt in Windows Live Mail, leest u in stap 1 van 'Windows Live Mail: e-mail sorteren met berichtregels'. 
• In Gmail wordt een onderwerp of mapje een label genoemd. Lees hier meer over in het artikel 'Gmail: instellingen en adresboek'.
• Gebruikt u Outlook.com, dan leest u het artikel 'Outlook.com: verder met e-mail'.

Wanneer u verschillende mappen hebt aangemaakt, kunt u daar uw binnengekomen e-mail handmatig inzetten. In de meeste mailprogramma's doet u dit door met de linkermuisknop te klikken op de mail en de linkermuisknop ingedrukt te houden terwijl u de muisaanwijzer naar de map sleept. Boven de map laat u de muisknop los. Het mailtje is nu verplaatst van uw Postvak IN naar de map.

Bij Outlook.com en Gmail werkt het iets anders. U leest in een ander artikel over Outlook.com hoe u berichten verplaatst. Bij Gmail doet u het volgende:

• Zet een vinkje voor het e-mailbericht.
• Klik op het icoon van de archiefmap ('verplaatsen naar') .

Klik op een label (onderwerp). Het mailtje is nu in een map gezet. De mappen vindt u links in beeld terug.

U kunt de mail die binnenkomt ook automatisch sorteren. Vaak worden dit berichtregels genoemd. Wat berichtregels zijn en hoe u ermee werkt, leest u in de volgende artikelen:

• Windows Live Mail: e-mail sorteren met berichtregels
• Outlook.com: verder met e-mail

In Gmail kunt u uw mail ook automatisch in mappen laten zetten. Daar heet het een ‘filter’ in plaats van Berichtregel. Dit doet u als volgt:

• Open een mailtje waarvan u wilt dat dit voortaan automatisch in een map komt.
• Klik rechts naast het mailtje op het naar beneden wijzende pijltje (‘Meer’).
• Klik daar op Berichten zoals deze filteren.
• De afzender staat al ingevuld, eventueel kunt u ook een onderwerp aangeven waarop het filter moet werken of de woorden die in een mailtje moeten voorkomen.
• Klik op Filter maken met deze zoekopdracht.
• Zet een vinkje voor ‘Postvak IN overslaan’. Het mailtje komt dan direct in een map en niet meer in uw Postvak IN. Dit houdt het overzichtelijk.
• Zet een vinkje voor ‘Het label toepassen’ en klik daarnaast op Label kiezen.
• Klik het label aan waarin u de mail automatisch wilt laten plaatsen.
• Klik op Filter maken.

U weet nu hoe u uw mailbox overzichtelijk en opgeruimd kunt houden!