E-mail overzichtelijk en opgeruimd

Wanneer u de post die door uw brievenbus naar binnen komt op een stapel bewaart, begrijpt u dat u na verloop van tijd niks meer kunt terugvinden. U sorteert waarschijnlijk de papieren post die binnenkomt. Verzekeringspapieren worden tussen de reclame uitgehaald. Zo werkt het ook met uw e-mail.

U raakt snel het overzicht kwijt als nieuwsbrieven, informatie die u op hebt gevraagd bij instanties, en mailtjes van familieleden en vrienden allemaal in het Postvak IN blijven staan. Orden daarom uw e-mailtjes in mapjes. Dit zorgt voor een opgeruimde mailbox.

Bij uw e-mail is het van belang dat u goede onderwerpen bedenkt waarop u uw mailtjes gemakkelijk kunt ordenen. Dit doet u waarschijnlijk ook bij uw administratie. Daar hebt u dan bijvoorbeeld de onderwerpen 'verzekeringen', 'pensioen', 'lidmaatschappen' of 'belasting'.

Bedenk de juiste onderwerpen en maak daar mapjes voor. U kunt denken aan een breder onderwerp zoals 'familie' en 'nieuwsbrieven'. U kunt het ook specifieker maken als u bijvoorbeeld veel e-mail uitwisselt met één persoon, of de SeniorWeb Nieuwsbrief apart in een mapje wilt zetten.

• In Gmail wordt een onderwerp of mapje een label genoemd. Lees hier meer over in de tip 'Mappen maken in Gmail'.
• Gebruikt u Outlook.com, dan leest u het artikel 'Outlook.com: verder met e-mail'.

Wanneer u verschillende mappen hebt aangemaakt, kunt u daar uw binnengekomen e-mail handmatig inzetten. In de meeste mailprogramma's doet u dit door met de linkermuisknop te klikken op de mail en de linkermuisknop ingedrukt te houden terwijl u de muisaanwijzer naar de map sleept. Boven de map laat u de muisknop los. Het mailtje is nu verplaatst van uw Postvak IN naar de map.

Bij Outlook.com en Gmail werkt het iets anders. U leest in een ander artikel over Outlook.com hoe u berichten verplaatst. Bij Gmail doet u het volgende:

• Zet een vinkje voor het e-mailbericht.
• Klik op het icoon van de archiefmap met een pijl ('verplaatsen naar') .

Klik op een label (map). Het mailtje is nu in een map gezet. De mappen vindt u links in beeld terug.

U kunt de mail die binnenkomt ook automatisch sorteren. Vaak worden dit berichtregels genoemd. Wat berichtregels zijn en hoe u ermee werkt, leest u in het artikel 'Outlook.com: verder met e-mail'.

In Gmail kunt u uw mail ook automatisch in mappen laten zetten. Daar heet het een 'filter' in plaats van Berichtregel. Dit doet u als volgt:

• Open een mailtje waarvan u wilt dat dit voortaan automatisch in een map komt.
• Klik op het pictogram van de drie puntjes.
• Klik vervolgens op Berichten zoals deze filteren.
• De afzender staat al ingevuld. Vul eventueel ook een onderwerp in waarop het filter moet werken of de woorden die in een mailtje moeten voorkomen.
• Klik op Filter maken.
• Geef aan wat met de berichten moet gebeuren. Zet bijvoorbeeld een vinkje voor Inbox overslaan (Archiveren). Het mailtje komt dan direct in het archief en niet meer in uw Postvak IN. Dit houdt het overzichtelijk.
• Klik op Filter maken.

U weet nu hoe u uw mailbox overzichtelijk en opgeruimd kunt houden!