E-mail overzichtelijk en opgeruimd

Wanneer je de post die door je brievenbus naar binnenkomt op een stapel bewaart, begrijp je dat je na verloop van tijd niks meer kan terugvinden. Je sorteert waarschijnlijk de papieren post die binnenkomt. Verzekeringspapieren worden tussen de reclame uitgehaald. Zo werkt het ook met je e-mail.

Je raakt snel het overzicht kwijt als nieuwsbrieven, informatie die je op hebt gevraagd bij instanties, en mailtjes van familie en vrienden allemaal in het Postvak IN blijven staan. Orden daarom je e-mail in mapjes. Dit zorgt voor een opgeruimde mailbox.

Bij je e-mail is het van belang dat je goede onderwerpen bedenkt waarop je de mailtjes gemakkelijk kan ordenen. Dit doe je waarschijnlijk ook bij je administratie. Daar heb je dan bijvoorbeeld de onderwerpen 'verzekeringen', 'pensioen', 'lidmaatschappen' of 'belasting'.

Bedenk de juiste onderwerpen en maak daar mapjes voor. Je kan denken aan een breder onderwerp zoals 'familie' en 'nieuwsbrieven'. Je kan het ook specifieker maken als je bijvoorbeeld veel e-mail uitwisselt met één persoon, of de SeniorWeb Nieuwsbrief apart in een mapje wil zetten. 

• In Gmail wordt een onderwerp of mapje een label genoemd. Lees hier meer over in het artikel 'Mappen maken in Gmail'. 
• Gebruik je Outlook.com, dan lees je het artikel 'Outlook.com: verder met e-mail'.

Wanneer je verschillende mappen hebt aangemaakt, kan je daar je binnengekomen e-mail handmatig inzetten. In de meeste mailprogramma's doe je dit door met de linkermuisknop te klikken op de mail en de linkermuisknop ingedrukt te houden terwijl je de muisaanwijzer naar de map sleept. Boven de map laat je de muisknop los. Het mailtje is nu verplaatst van het Postvak IN naar de map.

Bij Outlook.com en Gmail werkt het iets anders. Lees in het artikel 'Outlook.com: verder met e-mail' hoe je berichten verplaatst. Bij Gmail doe je het volgende:

• Zet een vinkje voor het e-mailbericht.
• Klik op Verplaatsen naar, dat is het icoon van de archiefmap met een pijl  .
• Klik op een label (map). 

Het mailtje is nu in een map gezet. De mappen vind je links in beeld terug.

Je kan de mail die binnenkomt ook automatisch sorteren. Vaak worden dit berichtregels genoemd. Wat berichtregels zijn en hoe je ermee werkt, leest je in het artikel 'Outlook.com: verder met e-mail'.

In Gmail kan je mail ook automatisch in mappen laten zetten. Daar heet het een 'filter'. Doe dit als volgt:

• Open een mailtje waarvan je wil dat dit voortaan automatisch in een map komt.
• Klik boven het onderwerp op Meer, dat is het pictogram van de drie puntjes.
• Klik vervolgens op Berichten zoals deze filteren.
• De afzender staat al ingevuld. Vul eventueel ook een onderwerp in waarop het filter moet werken of de woorden die in een mailtje moeten voorkomen.
• Klik op Filter maken.
• Geef aan wat met de berichten moet gebeuren. Zet bijvoorbeeld een vinkje voor Inbox overslaan (Archiveren). Het mailtje komt dan direct in het archief en niet meer in je Postvak IN. Dit houdt het overzichtelijk.
• Klik op Filter maken.
• Mogelijk wil Gmail controleren of jij het bent die heeft ingelogd. Klik op Doorgaan en volg de stappen. 

Je weet nu hoe je jouw mailbox overzichtelijk en opgeruimd kan houden!