Outlook-agenda gebruiken

Wilt u de papieren agenda inwisselen voor een digitale variant? Wie Outlook al voor de e-mail gebruikt, heeft de agenda in een mum van tijd ingesteld.   

Een aantal voordelen van een digitale agenda:

• Hij opent op meerdere apparaten: computer, tablet of smartphone.
• Smartphone altijd op zak? Dan hebt u ook de agenda altijd bij de hand.
• Verplaats gemakkelijk een afspraak, zonder gekras of gestreep.
• Stel een herinnering in, zodat u nooit meer een afspraak vergeet.
• Nodig anderen uit, zodat de afspraak meteen bij iedereen in de agenda staat.
• Is er een afspraak die iedere week terugkomt? Voeg in een keer een hele reeks toe.

De Outlook-agenda is beschikbaar via de Outlook-app op de computer en via Outlook.com. Ook is de Outlook-app op tablet en smartphone beschikbaar. In dit artikel gebruiken we de versie via Outlook.com.

Om te beginnen is het handig om te weten hoe de navigatie van de Outlook-agenda werkt.

• Ga naar de kalender in Outlook.com. 
• Klik rechtsboven op Aanmelden.
• Log in met uw Outlook-account.
• Klik indien nodig op Voorlopig overslaan. 
• Mogelijk wordt u na inloggen niet direct doorgestuurd naar de agenda. Klik in dat geval links op het pictogram van de agenda . 

• In de bovenste balk staan de opties Dag, Werkweek, Week en Maand. Klik erop om van overzicht te wisselen. Wissel zo makkelijk tussen week en maand.
• Links staat een klein overzicht van de maand. Klik op een datum om snel naar die dag te springen. Zorg dat u bovenaan op de weergave Dag of Maand hebt geklikt. Anders werkt deze functie niet. 
• Onder 'Mijn agenda's' staat een overzicht van uw agenda’s. Denk aan een persoonlijke agenda, een verjaardagskalender en een gedeelde agenda. Zet een vinkje voor de naam van de agenda. De afspraken binnen die agenda worden dan getoond. Haal het vinkje weg om de afspraken weer te verbergen. 
• Bovenin staat de zoekbalk. Typ de naam van een afspraak in om die te zoeken.
• Klik op de pijlen onder de zoekbalk om te wisselen tussen weken. De pijl naar links gaat naar de vorige week, de pijl naar rechts naar de volgende week.
• Klik op de knop Vandaag om terug te gaan naar de datum van vandaag.
• Klik op Delen om iemand per mail toegang te geven tot uw agenda.
• Klik op Afdrukken om het huidige overzicht af te drukken.

Een afspraak gemaakt? Zet deze zo in de agenda:

• Ga naar de Outlook-agenda.
• Klik linksboven op Nieuwe gebeurtenis.

• Vul een titel in.
• Kies de datum en een begin- en eindtijd. Klik hiervoor op de datum om een uitklapmenu te openen. Klik op de dag en het tijdstip dat u de afspraak wilt maken.
• De volgende zaken zijn optioneel:
  • Vul een locatie in. Als u vaker dezelfde locatie gebruikt, zal deze gesuggereerd worden.
  • Klik op Terugkerend maken om de afspraak dagelijks, wekelijks of maandelijks terug te laten komen. Stel eventueel ook een einddatum in.
  • Klik op Deelnemers uitnodigen om anderen per mail uit te nodigen voor de activiteit. Er zijn voorgestelde contactpersonen maar u kunt ook zelf een e-mailadres typen. 
  • In het witte vlak onderaan kunt u een beschrijving toevoegen van de activiteit. 
• Stel een herinnering in. Standaard staat er een herinnering ingesteld van 15 minuten van tevoren. Verander dit naar bijvoorbeeld 1 uur voor de afspraak, of 1 dag, of helemaal geen.
• Klaar? Klik dan op Opslaan.

De afspraak is nu te zien in het overzicht van de agenda.

Een afspraak verzetten of verwijderen is geen probleem.

Er zijn twee manieren om een afspraak te verzetten:

• Ga naar de Outlook-agenda en ga naar de week waar de afspraak staat.
• Klik op de afspraak.
• Klik op Bewerken. Ziet u deze optie niet staan? Klik dan op het pictogram van de twee pijltjes  om de afspraak te openen. 
  • Klik op Deze gebeurtenis als het om een eenmalige afspraak gaat. Is het een afspraak die vaker in de agenda staat? Klik dan op Deze en alle volgende gebeurtenissen om ook alle andere gebeurtenissen aan te passen.
  • U kunt de afspraak nu bewerken. Pas bijvoorbeeld het tijdstip, de locatie of de datum aan. 
• Tevreden? Klik dan op Opslaan. 

De andere manier om een afspraak te verzetten:

• Ga naar de Outlook-agenda en ga naar de week waar de afspraak staat.
• Klik op de afspraak en houd de muisknop ingedrukt.
• Sleep de afspraak naar de juiste dag en tijdstip.

Een afspraak verwijderen:

• Ga naar de Outlook-agenda en ga naar de week waar de afspraak staat.
• Klik op de afspraak.
• Klik op Verwijderen. Klik dan op het pictogram van de twee pijltjes om de afspraak te openen. 
  • Klik op Deze gebeurtenis om alleen deze specifieke afspraak te verwijderen.
  • Is het een afspraak die vaker in de agenda staat? Klik dan op Deze en alle volgende gebeurtenissen om ze allemaal te verwijderen.