Outlook-agenda gebruiken

Wilt u de papieren agenda inwisselen voor een digitale variant? Wie Outlook al voor de e-mail gebruikt, heeft de agenda in een mum van tijd ingesteld.   

Een aantal voordelen van een digitale agenda:

• Hij opent op meerdere apparaten: computer, tablet of smartphone.
• Smartphone altijd op zak? Dan hebt u ook de agenda altijd bij de hand.
• Verplaats gemakkelijk een afspraak, zonder gekras of gestreep.
• Stel een herinnering in, zodat u nooit meer een afspraak vergeet.
• Nodig anderen uit, zodat de afspraak meteen bij iedereen in de agenda staat.
• Is er een afspraak die iedere week terugkomt? Voeg in een keer een hele reeks toe.

De Outlook-agenda is beschikbaar via de Outlook-app op de computer, via Outlook.com (https://outlook.live.com/calendar/) en via de Outlook-app op tablet en smartphone. In dit artikel gebruiken we de versie via Outlook.com.

Om te beginnen is het handig om te weten hoe de navigatie van de Outlook-agenda werkt.

• Ga naar https://outlook.live.com/calendar/
• Klik rechtsboven op Aanmelden.
• Log in met uw Outlook-account.

• Links staat een klein overzicht van de maand. Klik op een datum om snel naar die dag te springen.
• Daaronder staat een overzicht van uw agenda’s. Denk aan een persoonlijke agenda, een verjaardagskalender en een gedeelde agenda. Klik op het bolletje voor de naam van de agenda om deze aan of uit te vinken.
• Bovenin staat de zoekbalk. Typ de naam van een afspraak in om die te zoeken.
• Klik op de pijlen onder de zoekbalk om te wisselen tussen weken. De pijl naar links gaat naar de vorige week, de pijl naar rechts naar de volgende week.
• Klik op de knop Vandaag om terug te gaan naar de datum van vandaag.
• In de bovenste balk rechts staat Week (of Dag, Werkweek of Maand). Klik erop om van overzicht te wisselen. Wissel zo makkelijk tussen week en maand bijvoorbeeld.
• Klik op Delen om iemand per mail toegang te geven tot uw agenda.
• Klik op Afdrukken om het huidige overzicht af te drukken.

Een afspraak gemaakt? Zet deze zo in de agenda:

• Ga naar de Outlook-agenda.
• Klik linksboven op Nieuwe gebeurtenis.

• Vul een titel in.
• Kies de datum en een begin- en eindtijd. Klik hiervoor op de datum om een uitklapmenu te openen. Klik op de dag en het tijdstip dat u de afspraak wilt maken.
• De volgende zaken zijn optioneel:
  • Vul een locatie in. Als u vaker dezelfde locatie gebruikt, zal deze gesuggereerd worden.
  • Klik op ‘Herhaling’ om de afspraak dagelijks, wekelijks, maandelijks, of volgens een ander ritme terug te laten komen. Stel eventueel ook een einddatum in.
  • Klik op ‘Meer opties’ om nog meer informatie toe te voegen, zoals een beschrijving. Of nodig contactpersonen uit.
• Stel een herinnering in. Bijvoorbeeld 1 uur voor de afspraak, of 1 dag, of helemaal geen.
• Klaar? Klik dan op Opslaan.

De afspraak is nu te zien in het overzicht van de agenda.

Een afspraak verzetten of verwijderen is geen probleem.

Er zijn twee manieren om een afspraak te verzetten:

• Ga naar de Outlook-agenda en ga naar de week waar de afspraak staat.
• Klik op de afspraak.
• Klik op Bewerken.
  • Klik op Deze gebeurtenis om alleen deze specifieke afspraak te veranderen.
  • Is het een afspraak die vaker in de agenda staat? Klik dan op Deze en alle volgende gebeurtenissen om ook alle andere gebeurtenissen aan te passen.
• Pas de tijd en of datum aan en klik op Opslaan.

De andere manier om een afspraak te verzetten:

• Ga naar de Outlook-agenda en ga naar de week waar de afspraak staat.
• Klik op de afspraak en houdt de muisknop ingedrukt.
• Sleep de afspraak naar de juiste dag en tijdstip.

Een afspraak verwijderen:

• Ga naar de Outlook-agenda en ga naar de week waar de afspraak staat.
• Klik op de afspraak.
• Klik op Verwijderen.
  • Klik op Deze gebeurtenis om alleen deze specifieke afspraak te verwijderen.
  • Is het een afspraak die vaker in de agenda staat? Klik dan op Deze en alle volgende gebeurtenissen om ze allemaal te verwijderen.