Back-up maken van uw mail
Veel correspondentie, ook van officiële instanties, gaat tegenwoordig via e-mail. Is het nodig om een back-up te maken van al uw e-mails?
Mogelijke situaties
Een back-up maken van mails is niet altijd nodig. Daarom leggen we eerst uit welke situaties er kunnen bestaan. Voor het e-mailen maakt u gebruik van een e-mailadres. Daarbij zijn twee mogelijkheden: u gebruikt het e-mailadres dat u kreeg bij het afsluiten van een internetabonnement (providermail) of u gebruikt een e-mailadres van een gratis webmaildienst, zoals Gmail en Outlook.com. Bij dit laatste is een back-up niet nodig. Alle mails worden namelijk bewaard op de website van het mailprogramma.
Ook providers hebben een website waar u kunt inloggen en uw mail beheren. Maar het is ook mogelijk om uw mailadressen te beheren in een mailprogramma. U hoeft dan niet in te loggen op een website. Voorbeelden van deze programma's zijn Windows Live Mail, Office Outlook en Mail.
Instelling POP3 en IMAP
Om gebruik te maken van een mailprogramma moet u uw e-mailaccount instellen. Daarvoor hebt u de zogenaamde POP3- of IMAP-gegevens van de provider nodig. Deze zorgen er samen met uw inloggegevens voor dat u kunt e-mailen via het programma. Lange tijd werd POP3 het meeste gebruikt. Maar ondertussen wordt er vooral gebruikgemaakt van het nieuwere IMAP.
Bij POP3 worden e-mails door uw mailprogramma opgehaald van een server van de provider. De e-mails worden opgeslagen op de computer, zodat u ze kunt lezen. Meestal worden ze daarna automatisch van de server verwijderd en staan de e-mails dus alleen nog op de computer. Bij IMAP blijven de e-mails op de server van de provider staan. Ongeacht via welk programma u ze leest. Hierdoor kunt u altijd bij al uw berichten (als u verbinding met het internet hebt).
Wat gebruikt u?
Het maken van een back-up is niet altijd noodzakelijk. Beantwoord daarom eerst de volgende vragen:
- Hebt u providermail of webmail? U herkent dat aan het gedeelte achter het apenstaartje van uw e-mailadres. Daar staat de naam van uw provider of van een webmaildienst.
- Mailt u via een website of via een mailprogramma?
- Indien u een mailprogramma gebruikt: hebt u POP3 of IMAP?
In de onderstaande paragrafen beschrijven we in welke situaties het raadzaam is een back-up te maken. Ook staan in deze paragrafen links naar artikelen met een stap-voor-stapuitleg over het daadwerkelijk back-uppen van mails.
Back-up is aan te raden
Een back-up van uw mail is aan te raden als u gebruikmaakt van providermail met POP3 en een mailprogramma. Het mailprogramma haalt uw e-mail binnen en bewaart dit lokaal op de computer. Vervolgens wordt de mail meestal van de server van de provider verwijderd. Als er iets heel erg misgaat met de computer, bent u ook de mails kwijt. Het is daarom raadzaam een back-up te maken van uw e-mail. Hieronder vindt u van de meest gebruikte programma's een link naar uitleg over het back-uppen.
Tip
Veel providers bieden zowel POP3 als IMAP aan. Indien uw provider ook gebruikmaakt van IMAP kan het handig zijn om daar naar over te stappen. Maak voordat u overstapt wel een back-up van uw huidige mail. Lees meer in het artikel 'Overstappen van POP3 naar IMAP'.
Back-up kan handig zijn
Maakt u gebruik van providermail met IMAP en een mailprogramma, dan is het back-uppen van uw mail in principe niet nodig. De mails blijven op de server van de provider staan, dus u kunt er altijd weer bij. Toch kan het in twee gevallen handig zijn om een back-up te maken:
- Uw mailbox bij de provider raakt vol. De opslagruimte bij providers is namelijk niet onbeperkt (lees hierover in 'Overstappen van POP3 naar IMAP'). Verwijder oude mails om ruimte te maken voor nieuwe e-mail. Sla de oude mails eventueel voor het verwijderen eerst op de computer op.
- U wilt overstappen van provider. Zodra u overstapt van internetaanbieder, dan raakt u ook uw e-mailadres en inbox kwijt. Voor het overstappen is het dus verstandig om een back-up te maken van uw mail bij de oude provider.
Hieronder vindt u van de meest gebruikte programma's een link naar uitleg over het back-uppen.
Back-up is niet nodig
Als u gebruikmaakt van webmail, zoals Gmail en Outlook.com, dan hoeft u niet te back-uppen. Uw e-mail staat altijd online op de servers van de dienst. Wilt u toch graag een back-up van uw webmail en gebruikt u Gmail? Lees dan de tip 'E-mails uit Gmail downloaden'.