Collecties beheren met Excel

De gasten op een groot feest, de muziek die die avond gedraaid moet worden, een boeken-, film- of wijnverzameling, wat er in de koffer moet op vakantie. Het is allemaal te ordenen en beheren met behulp van lijstjes. En Excel is kampioen lijstjes maken. Dankzij de vele mogelijkheden van de tabellen in het programma.

Helemaal gemakkelijk zijn de vele kant-en-klare sjablonen. Maak een nieuw werkblad op basis van een sjabloon, pas het sjabloon naar wens aan en vullen maar. Hieronder wat voorbeelden van sjablonen.

• Boekencollectie: typ de zoekterm 'Boekencollectie' en gebruik het sjabloon 'Lijst met boekencollectie'.
• Gastenlijst: typ de zoekterm ‘Gastenlijst’ en gebruik het sjabloon ‘Gastenlijst voor bruiloft’.
• Filmlijst: typ de zoekterm ‘Filmlijst’ en gebruik het sjabloon ‘Filmlijst’.
• Muzieklijst: typ de zoekterm ‘Muzieklijst’ en gebruik het sjabloon ‘Muzieklijst bruiloft’.
• Wijncollectie: typ de zoekterm ‘Wijnverzameling’ en gebruik het sjabloon ‘Lijst met wijnverzameling’.
• Vakantie: typ de zoekterm ‘Vakantie’ en gebruik het sjabloon ‘Vakantie checklist’.

Laat uw fantasie de vrije loop en blader eens door alle voorbeelden van lijsten. Natuurlijk sluiten de meeste sjablonen niet exact aan op uw wensen. Dat hoeft ook niet want de gebruiker kan elk sjabloon naar wens aanpassen,

Zoek zo een geschikt sjabloon:

• Start Excel.
• Klik aan de rechterkant, bovenin, op Meer sjablonen.
• Typ in het zoekveld een zoekterm. Bijvoorbeeld 'Boekencollectie'.
• Druk op de Enter-toets.
• Klik op een geschikt sjabloon.
• Klik op Maken.

Het sjabloon opent.

We gebruiken als voorbeeld het sjabloon ‘Lijst met boekencollectie’. Open dit om ermee te oefenen. De acties die we bespreken zijn van toepassing op elk sjabloon in Excel.

Kolom verwijderen

Het sjabloon ‘Lijst met boekencollectie’ bevat de kolom ‘Locatie boekenplank’. Weinig mensen zullen behoefte hebben aan deze informatie. Weg met die kolom!

• Klik met de rechtermuisknop op de kolom die u wilt verwijderen.
• Kies voor Verwijderen > Tabelkolommen.

Kolom toevoegen

Voeg een missende rubriek zelf toe. Bepaal eerst vóór welke bestaande kolom de nieuwe rubriek geplaatst moet worden.

• Klik met de rechtermuisknop op de bestaande kolom.
• Klik op Invoegen > Tabelkolommen links.
• Geef de nieuwe kolom een naam. Klik op de nieuwe kolom.
• Typ de naam.
• Druk op de Enter-toets.

Titel wijzigen

Het voorbeeldsjabloon heeft de titel ‘Lijst met boekencollectie’. Pas dit naar wens aan. Omdat de individuele cellen niet zichtbaar zijn is het even zoeken naar de juiste cel. Het blijkt ‘C1’ te zijn. Klik op die cel, typ en andere naam en druk op de Enter-toets.

Overige aanpassingen

Lettertype en -grootte, tekstkleur, opmaakkenmerken; alles kan worden gewijzigd. Wie daar hulp bij nodig heeft kan terecht bij het artikel ‘Excel: de basis’.

Vergeet niet het voorbeeld op te slaan onder een eigen naam.

• Klik op Bestand > Opslaan als.
• Klik op Bladeren.
• Selecteer de map waarin de lijst moet worden opgeslagen.
• Typ naast ‘Bestandsnaam’ de nieuwe naam.
• Klik op Opslaan.

Wie een collectie beheert houdt graag overzicht. Hoeveel boeken staan er bijvoorbeeld op de plank? Voeg daarom een teller toe aan het sjabloon ‘Lijst met boekencollectie’.

• Klik op cel H1 zodat deze geselecteerd is.
• Klik op het tabblad Formules.
• Klik op Functie invoegen .
• Klik op het uitklapmenu naast ‘Of selecteer een categorie’.
• Kik op Alles.
• Klik in de lijst op AANTALARG.
• Klik op Ok.
• Klik op de eerste titel (in het voorbeeld is dat ‘The Call of the Wild’).
• Gebruik de sneltoets Ctrl+Shift +pijl naar beneden.
• Klik op Ok.
• Cel H1 toont het aantal boeken in de lijst. Voegt u boeken toe dan loopt de teller mee.
• Klik op cel C1.
• Klik op het tabblad Start > Opmaak kopiëren/plakken.
• Klik op cel H1.
• De cel heeft nu dezelfde opmaak als de titel. Wie het helemaal af wil maken doet het volgende:
• Kopieer deze tekens: &” boeken”
• Dubbelklik op cel H1.
• Zorg dat de muisaanwijzer aan het eind staat. Dus na het tweede haakje.
• Plak de gekopieerde tekens met de sneltoets Ctrl+V.
• Druk op de Enter-toets.

Het sjabloon is nu omgewerkt tot een lijst die u kunt gaan vullen. Veel succes daarmee!

De voorbeeldsjablonen zijn niets meer dan tabellen. In Excel is een tabel zo gemaakt. Het artikel ‘Werken met tabellen in Excel’ behandelt alle stappen. Dus vindt u geen sjabloon waarmee u uit de voeten kunt, neem dan een zelfgemaakte tabel als uitgangspunt.