Excel: Starten met de basis

Excel is een rekenprogramma van Microsoft. Het is onderdeel van het pakket Microsoft 365, waar Word ook in zit. Excel is bedoeld om 'op ruitjespapier' allerlei gegevens met getallen bij te houden. Dit maakt het een geschikt programma voor administratie, zoals een huishoudboekje of adressenlijst. Met Excel leren werken kost even wat tijd. Maar wie eenmaal de basis onder de knie heeft, kan er veel plezier van hebben.

Dit artikel is van toepassing op Excel 2019 of nieuwer.

Als Excel niet op het bureaublad of op de taakbalk staat, open je het zo:

• Klik op de startknop.
• Klik bij Windows 11 op Alles. Deze stap kan je overslaan bij Windows 10.
• Klik op Excel.
• Klik op Lege werkmap om een leeg document te openen. Je ziet een leeg ruitjesvel.

Excel werkt met cellen die in een groot werkblad staan. Elke cel heeft een naam, die bestaat uit een letter en een cijfer. De rijen (van boven naar beneden) hebben allemaal een ander cijfer en de kolommen (van links naar rechts) hebben allemaal een andere letter. Cel A1 is de eerste cel linksboven, daarnaast vind je B1 enzovoort. In een standaard werkblad staan duizenden kolommen en rijen, dus er is alle ruimte om gegevens op te nemen.

Elk 'vel' met cellen heet een 'blad', en alle bladen bij elkaar (het complete Excel-bestand) worden een 'werkmap' genoemd. Geef de bladen verschillende namen om ze van elkaar te onderscheiden. Voeg bladen toe als je er niet genoeg hebt.

In Excel kan je gegevens invullen op een leeg blad of verdergaan met een werkblad dat eerder is aangemaakt. Net als andere 365-programma's werkt Excel met een lint, een reeks tabbladen waarop de functies van het programma geordend zijn.

Standaard staat tabblad 'Start' geselecteerd. Links daarvan staat 'Bestand'. Regel daar het volgende:

Excel-bestand opslaan:

• Klik op Bestand > Opslaan als > Bladeren.
• Navigeer naar de plek waar je het bestand wil opslaan.
• Typ een naam en klik op Opslaan.

Excel-bestand openen:

• Wil je verder met een eerder opgeslagen werkblad, klik dan op Bestand > Openen > Bladeren.
• Navigeer naar het bestand en klik erop.
• Klik op Openen.

Werkblad afdrukken:

• Klik op Bestand > Afdrukken. 
• Pas eventueel de printinstellingen aan, bijvoorbeeld het aantal afdrukken.
• Klik nogmaals op Afdrukken.

Klik op Bestand > Sluiten om Excel af te sluiten. Of gebruik het kruisje helemaal rechtsboven in het venster.

Het snijpunt van een kolom met een rij heet een cel. Elke cel heeft een naam, bijvoorbeeld A1. De letter verwijst naar de kolom waarin de cel staat, het getal verwijst naar de rij waar de cel in staat. In elke cel kan je gegevens typen; woorden of getallen. De getallen kan je gebruiken in berekeningen. De berekeningen doet Excel aan de hand van formules. Die zijn heel handig. Je bepaalt zelf met welke getallen de formule rekent.

Elk blad met cellen heet een werkblad. Wil je met meer werkbladen werken, volg dan deze stappen:

•  Klik onderaan naast 'Blad1' op het plusje. 
  
• Het extra werkblad 'Blad2' opent.
• Dubbelklik op de naam van het tabblad om de naam te veranderen.
• Typ een andere naam in en bevestig met de Enter-toets.
• Het werkblad heeft nu een andere naam. In de oudere versies van Excel werkt dit hetzelfde. Het enige verschil is dat Excel begint met drie werkbladen in plaats van één.

Navigeer door het werkblad met de muis. Klik op de letter boven een kolom om de hele kolom te selecteren. Selecteer een hele rij door te klikken op een getal.

Pas de hoogte en breedte van rijen en kolommen aan als ze te klein zijn. Dat doe je met de muis. Zet hiervoor de muisaanwijzer op een zijrand, boven- of onderrand. De muisaanwijzer verandert in een streep met tegenovergestelde pijltjes. Houd de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de muis naar links, rechts, boven of onder. De hele rij of kolom wordt dan groter of kleiner. Laat de muisknop los als het formaat goed is.

Doe je iets wat niet de bedoeling was, maak dat dan ongedaan. Linksboven in beeld zie je twee gedraaide pijltjes. De pijltjes zijn om de laatste actie ongedaan te maken (pijltje linksom) of om de laatste handeling te herhalen (pijltje rechtsom). Wat ook werkt is de sneltoets Ctrl+Z (of Cmd+Z bij Mac).

Hou in Excel allerlei soorten gegevens bij, zoals percentages, data, telefoonnummers en bedragen. Stel de bijbehorende notatie in, dat is handig om met de getallen te kunnen rekenen. Bepaal bijvoorbeeld of je getallen als geldbedrag met een euroteken ervoor instelt, of bepaal hoeveel decimalen er achter de komma staan.

Bereken zo percentages met Excel:

• Typ een getal in een cel, bijvoorbeeld '0,37'. Let op dat je een komma typt en geen punt. Getallen met punten herkent Excel niet als percentages.
• Druk op de Enter-toets. 
• Selecteer de cel met de muis.
• Halverwege het tabblad 'Start' op het lint staat de groep 'Getal' met daarboven een aantal pictogrammen. Klik op Procentnotatie, dat is het pictogram met %. Het getal wordt nu als percentage weergegeven.

Decimalen en valuta

Je kan ook bedragen invoeren in Excel:

• Typ een getal in een cel. Let op dat je een komma typt als een bedrag decimalen heeft. Getallen met punten herkent Excel niet als bedrag.
• Druk op de Enter-toets.
• Selecteer de cel met de muis. 
• Klik indien nodig op tabblad Start. In de groep 'Getal' staat het pictogram 'Financiële getalnotatie' . Standaard staat die ingesteld op euro's. Met het pijltje naast het pictogram kan je andere valuta selecteren. Klik op het pictogram en het bedrag krijgt een euroteken.
• Standaard geeft Excel de eerste twee decimalen achter een bedrag weer. Je kan dit zelf aanpassen. Klik hiervoor op de pictogrammen Meer decimalen  en Minder decimalen  .

Je kan ook getallen als datum laten weergeven. Dat is handig als je bijvoorbeeld de meterstanden bijhoudt. Of de data van uitgaven in een administratie wil noteren. Als je een datum intypt, zoals 01-10-2022 en op de Enter-toets drukt, wordt het getal doorgaans meteen goed weergegeven. Toch kan je het nog verder aanpassen:

• Selecteer de cel met de datum erin.
• Klik op het tabblad Start.
• Klik in de groep 'Getal' op het pijltje naast 'Datum'. Als Excel de datum niet als zodanig herkent staat hier 'Standaard' of 'Aangepast'. Er opent een menu.
• Je ziet verschillende mogelijkheden. Kies voor 'Korte datumnotatie' of 'Lange datumnotatie'. 

Het resultaat is meteen zichtbaar.

Tot zover de kennismaking met Excel. Lees in het artikel 'Excel: opmaak en formules' hoe je tabellen opmaakt en formules gebruikt. Voor SeniorWeb-leden is er de cursus 'Starten met Excel'.